Уметь жить, плывя по течению, — полезный навык, а в некоторых случаях и вовсе необходимый. Например, если речь идет про борьбу с эмоциональным выгоранием и гиперконтролем. Но во всем должен быть баланс. И важно понимать: без планирования и тайм-менеджмента добиться своих целей (как профессиональных, так и личных) практически нереально. Что такое планирование и каковы его главные правила, рассказывает «Лента.ру».

Что такое планирование?

Планирование — это процесс постановки целей и определение того, что должно быть сделано для их достижения, то есть определение конкретных задач. Сюда также относится составление планов, распределение ресурсов, обработка информации, принятие решений и так далее. Главное — этот процесс всегда нацелен на достижение лучших результатов в будущем.

Где нужно планирование?

Методы планирования можно применять как в бизнесе, так и в личной жизни. Бизнес-планирование даже преподают в специализированных вузах, а без убедительного бизнес-плана ни один инвестор не вложится в проект. Что касается личной жизни, то здесь планирование относится скорее к приоритизации дел и грамотному распределению времени.

«Если ранее о планировании говорили вскользь, и цитаты о ценности времени, важности целей и постановке задач можно было встретить лишь в автобиографиях и научных исследованиях, то в наше время этот навык относят к одному из самых важных как в личной жизни, так и в бизнесе», — говорит «Ленте.ру» эксперт по тайм-менеджменту и планированию Ольга Петрова.

По ее мнению, именно время — важнейший социально-экономический ресурс XXI века. «Ведь только время имеет свой лимит, независящий от нас. Как бы мы ни старались, сколько бы сил, денег, энергии у нас ни было, время нам неподвластно, — объясняет Петрова. — Единственное, что нам остается — это правильно организовать его и использовать так, чтобы наша жизнь прошла более ярко и счастливо».

Виды планирования:

краткосрочное (от одного дня до года) — сюда относится оперативное планирование (на короткий период времени) и оперативно-календарное планирование (детализация годового плана); среднесрочное (от года до пяти лет); долгосрочное (от пяти лет и вплоть до стратегий на 20-40 лет).

Последние два пункта также можно отнести к стратегическому и тактическому планированию.

7 шагов планирования

О главных этапах планирования «Ленте.ру» рассказала эксперт по тайм-менеджменту и наставник бизнес-ассистентов Софья Бельгаева (@belgaeva). Она выделила следующие шаги:

Определить цель. Любое планирование начинается с ясного понимания того, чего нужно достичь, и это должен быть четкий результат. «Это должна быть очень конкретная точка. Например, похудеть на пять килограммов, заработать 100 тысяч рублей, изучить английский до уровня C1. В противном случае очень вероятно, что планирование будет заброшено», — предупреждает эксперт. Проанализировать ситуацию. Необходимо определиться, как выглядит точка А, то есть те обстоятельства, из которых происходит старт пути к цели. Собрать информацию. «Так, если вы хотите похудеть, вы смотрите, как это можно сделать: например, узнаете, как похудели ваши знакомые, ищите специальные курсы, читаете статьи и книги. То есть занимаетесь сбором и обработкой информации, которая может привести вас в точку Б», — объясняет Бельгаева. Выбрать стратегию. После того, как все необходимые данные были изучены, можно переходить к выбору наиболее эффективного пути к цели, а также разделить его на более мелкие задачи. И уже следующими этапами станут проработка стратегии и подготовка к осуществлению желаемого. Оценить свои ресурсы. Важно понять, какие ресурсы в этом процессе понадобятся. «Продолжим пример с похудением. Если хотите сбросить килограммы, вам нужно решить, сколько времени в день вы готовы заниматься спортом, есть ли у вас ресурсы на то, чтобы купить абонемент в тренажерный зал, какой инвентарь необходим для того, чтобы похудеть», — говорит эксперт по тайм-менеджменту. Поставить сроки. Пожалуй, самая основная часть. Именно на этом шаге необходимо взять в руки ежедневник и начать составлять конкретный план действий. Подвести итоги. После того, как часть пути пройдена, важно оглянуться назад и проанализировать, каких успехов удалось достичь. Подходит ли выбранная стратегия? При необходимости можно внести коррективы.

Инструменты и методики планирования

Существует огромное множество различных видов планирования. Остановимся подробнее на трех.

Техника «Таймблокинг»

Это метод управления временем по блокам. По словам Софьи Бельгаевой, он подходит людям из любой сферы деятельности — в отличие от специализированных методов планирования, которые актуальны лишь для бизнеса.

Суть метода заключается в том, чтобы поделить день на «блоки» без конкретного списка задач, который иногда может сильно напрягать, поясняет эксперт. Например, эти «блоки» могут включать период времени для ответов на электронные письма, время на управление проектами, период для отдыха и саморазвития. Расписанные таким образом планы помогают уделять время всем аспектам жизни.

Техника «Баланс»

Коуч по тайм-менеджменту Евгения Савичева (@evg.savicheva) убеждена: этот метод наиболее актуален в наши дни.

Техника Smart

Как поясняет Евгения Савичева, Smart-планирование заключается в том, что любую цель необходимо оценить и расписать по следующим пунктам:

конкретика — цель должна иметь понятную формулировку, например, сопровождаться четкими цифрами; измеримость — должны быть ясные критерии, по которым можно понять, что цель достигнута; достижимость — то есть должны быть прописаны такие шаги, которые мы точно сможем выполнить; дедлайн.

Роль планирования в бизнесе и управлении

«Каждому бизнесу необходимы стратегии развития. Без этого цели организации останутся нереализуемы. Возьмем в пример владельца производства мебели, которому необходимо выполнить заказ на изготовление десяти шкафов в течение месяца, — говорит Софья Бельгаева. — Планирование помогает определить все необходимые шаги для достижения поставленных целей. В таком случае можно использовать метод обратного планирования. То есть мы понимаем, к какому числу должно быть все готово, составляем план, включающий определение материалов, расчет времени на каждую задачу, а также выделение ресурсов и рабочей силы. Хватит ли нам сотрудников? А материалов?».

Кроме того, планирование в бизнесе помогает учесть возможные риски: такие как, например, задержка поставок.

Также планирование улучшает коммуникацию внутри команды. Все это, по словам эксперта, помогает быстро достигать целей компании, что необходимо для развития организации.

Планирование в личной жизни

Тайм-менеджмент в повседневной жизни Софья Бельгаева предлагает рассмотреть на примере матери в декрете. «Женщине в таком случае действительно нужно организовать свой режим. И здесь хорошо подойдет метод таймблокинга, — говорит она. — В раннее утреннее время мама может заниматься организацией всех бытовых дел (сделать уборку, заказать продукты, продумать свое меню на день). В обеденное время она полностью с ребенком. Вечернее время, когда муж приходит с работы, можно посвятить себе».

Планирование помогает не отвлекаться и не перепрыгивать с задачи на задачу, что очень часто бывает в жизни современного человека и тем более матери, уверена Бельгаева.

Топ-5 ошибок в планировании

Может показаться, что планирование — это довольно просто, но далеко не у всех оно получается с первого раза. С какими основными ошибками сталкиваются новички?

Ошибка 1. Игнорирование ценности времени

Планирование начинается не с ежедневника, а с мышления, уверена Ольга Петрова. «Зачастую многие следуют модным тенденциям, скачивают приложения, покупают ультрамодные планеры, но наступает новый день, график написан, а толка от этого нет. Потому что нет простого понимания: зачем все это нужно? — говорит эксперт. — А если прямо сейчас просто остановиться и задуматься: нравится ли мне мой образ жизни, мой доход, мое окружение, чем я занимаюсь, где я живу? Признаться честно самому себе. А ведь это результат нашего выбора. И что будет дальше?».

Ошибка 2. Непонимание своих ценностей

Иногда это приводит к постановке неправильных целей, к которым не лежит душа. А значит, и достичь их будет крайне сложно. «А что важно именно для вас? Власть? Деньги? Статус? Или же семья, забота о близких? А может быть, помощь животным? Если вы знаете свои ценности — вы сможете точнее поставить цель, истинную для себя. А в дальнейшем выбирать пошаговые действия и идти к мечте с настоящим удовольствием. Приготовить сырники по утрам с семьей или заказать доставку? Монетизировать хобби или открыть благотворительный проект? Провести вечер с детьми или доделать отчет в офисе? Что будет через несколько лет? Воспоминание о счастливой жизни или мысль о том, что вся жизнь прошла в чужом сценарии?» — отмечает Петрова.

Ошибка 3. Отсутствие расстановки приоритетов

По словам эксперта по планированию, золотое правило тайм-менеджмента звучит так: успевай не все, успевай важное. В первую очередь нужно работать над основными целями. А как понять, какие из них — основные? Об этом и говорит предыдущий пункт. Что важно для одного — не обязательно ценно для другого, и наоборот.

Ошибка 4. Нет итогов и аналитики

Подведение итогов, в том числе промежуточных, — это важная часть в планировании, которую многие упускают. «Важно останавливаться хотя бы раз в месяц и спрашивать себя: все, что я делаю, работает? Это приносит мне тот результат, которого я ждал? Что новое я могу применить как в жизни, так и в бизнесе? Это и есть подведение итогов на уровне цифр и аналитики, а также на уровне эмоций и состояния внутри», — поясняет Ольга Петрова.

Ошибка 5. Отсутствие отдыха

Некоторое время было даже модно рассказывать о том, как люди годами живут без отпуска, проводя в загруженности и многозадачности 24/7. На самом деле, по мнению эксперта, им можно только посочувствовать.

Что делать, если все пошло не по плану?

«У вас была большая цель, вы вложили массу сил и ресурсов, возможно, этот путь был длиною в годы. И вдруг все внезапно рухнуло. "Сейчас горизонт планирования снизился до двух часов" — слышали эту фразу? Но важно понимать, что и в кризис планирование работает точно так же», — говорит Петрова.

В периоды неудач и просто тяжелые времена она рекомендует следующее.

Ставить в приоритет эмоциональное состояние. Прекратить сутками листать ленты соцсетей, пересмотреть окружение и завершить все негативное общение. В свой список дел включить то, что улучшает состояние: будь то ванная или поход в лес. Не бросать ежедневные привычки. Тренировки, языковые курсы, уход за телом и так далее. Привычка — это символ стабильности, той самой, которой не хватает в кризис. Вести список дел и отслеживать их выполнение. Это будет и отвлекать от погружения в негатив, и влиять психологически благодаря ощущению контроля над ситуацией. Более того, ежедневно реализуемый план будет показывать: жизнь продолжается. Оценивать свои мечты и цели. Важно снова подумать: что я могу сделать сейчас? Похудеть, изучать язык, планировать финансы или начать готовить ризотто искусно? Что можно сделать в данный момент во благо своего будущего?

«Темная полоса закончится, а в светлую нам выходить с результатами, полученными в этой темноте», — подводит итог эксперт.