Как всё успевать и не уставать на работе – советы психолога
В работе, особенно в бизнесе, важно правильно спланировать и труд, и отдых. Достичь необходимого результата можно с помощью специальных методов.
Матрица Эйзенхауэра: учимся у президента США
Кто такой Дуайт Эйзенхауэр? Это человек, родившийся в многодетной семье и в 1950-х годах достигший должности президента США. Свои приемы он создавал не просто так, и у него точно есть чему поучиться.
Для работы я настоятельно рекомендую вам использовать матрицу Эйзенхауэра. Она представляет собой таблицу из четырех полей, которые позволяют распределить задачи по приоритету «срочно - важно», «срочно - не важно», «не срочно - важно», «не срочно - не важно». Начиная утром рабочие дела, начертите таблицу, внесите в нее свои планы согласно категориям, пронумеруйте их по срочности и важности (1, 2, 3 и т.д.) и планомерно выполняйте.
Завершенную задачу обязательно вычеркивайте или ставьте рядом с ней галочку – такая визуализация весьма эффективна. Можно также использовать разные цвета: зеленым выделить важные дела, красным – неприятные, а впоследствии как-нибудь по-особому их перечеркивать.
Максимум внимания нужно уделить самому главному квадрату «не срочно - важно». Это ваши стратегические задачи, ведущие далеко вперед. Что касается квадрата «срочно - важно», то в идеале он должен оставаться пустым – старайтесь брать на себя как можно меньше таких задач.
Многозадачность: можно, но осторожно
Если вы умеете выполнять несколько дел одновременно – это очень круто. Но с такой же крутостью подобное занятие способно разбалтывать человеческую психику. Здесь важно отталкиваться от собственных возможностей, и если вы действительно легко отвечаете на письмо, параллельно ведя диалог по телефону, то вам можно только позавидовать.
Многие психологи запрещают решать две и более задачи сразу. Но я все-таки советую этот навык тренировать, так как он помогает развивать сознание. Конечно, во всем важна мера, и если вы находитесь в таком состоянии 70% времени и более – это явный перебор.
Завершение: всегда говорим «б»
В идеале лучше решать одну задачу до полного завершения. Для человека очень важно завершать дела. В психологии даже есть такое понятие – закрыть гештальт. А еще есть правило: не так страшен удар, как страшен замах. Например, человек, на которого в детстве часто замахивались, потом всю жизнь подсознательно ищет ситуации, чтобы его ударили. Это будет для него завершением гештальта.
В нашем случае – то же самое. Если вы сказали «а» – доделывайте «б». Когда сделать это не представляется возможным, перенесите задачу на другой день. А на сегодня выньте ее из головы, что тоже имеет большое значение.
Завал на работе – это не приговор. Фото с сайта pixabay.com
Хаос: не доверяем памяти и отсекаем лишнее
Важно упорядочивать хаос, который постоянно пытается вырваться из-под контроля. Лучший способ борьбы с ним – доверять записям, а не собственной памяти, все планировать и поэтапно выполнять.
Также на этот случай пригодится интересная техника под названием «Три папки». Секретарь кладет новые документы в самую дальнюю папку на вашем столе. При этом вы берете для работы документы из ближайшей папки. Когда она заканчивается, пододвигаете к себе среднюю папку, на ее место – дальнюю. Освободившееся место оставляете для документов, которые секретарь принесет завтра.
Это простая, но действенная тактика для отсеивания второстепенных дел. Ее плюс в том, что пока дела дойдут до вашего места, то половину из них можно будет уже не делать за ненадобностью. Вы сэкономите драгоценное время. Разумеется, при таком подходе есть риск упустить какие-то срочные важные дела. Но всегда можно попросить секретаря особо их выделять.
Прием «Три папки» оправдан для использования, если на работе образовался откровенный завал и вы нуждаетесь в освобождении дополнительного пространства. В этой связи будет уместно вспомнить анекдот, где специалист по кадрам берет огромную папку с резюме и половину тут же выбрасывает, приговаривая, что неудачники ему не нужны. Здесь действует тот же принцип. Мы упрощаем себе работу настолько, насколько это возможно, и сосредотачиваемся на действительно важных делах.
Перерывы: отрываем себя от рабочего кресла
Промежутки отдыха в работе должны быть запланированными. Для этого, например, прекрасно подойдет правило «45 на 15», когда каждые 45 минут вы трудитесь, после чего 15 минут отдыхаете.
При этом важно понимать, что перерыв – это не пролистывание «Инстаграма». Во время рабочей паузы можно прогуляться, спуститься или подняться, поменять обстановку и вид деятельности. Если вы работаете, сидя за столом, и свой перерыв проводите в том же кресле, то он по своей сути таковым не является.
Связаться с Ренатой Видякиной и задать вопросы можно через сайт renatacouch.tilda.ws.