Успеть все и не устать: пять супертехник тайм-менеджмента

Когда человек умеет правильно распределять свое время, планировать дела и отдых, он тратит меньше внутренних ресурсов. Значит, остается больше сил, энергии, а в работе и личной жизни сохраняется необходимый баланс. Во всем этом каждому россиянину поможет тайм-менеджмент. О том, что чаще всего мешает грамотно выстраивать свои планы, кто в числе самых главных «похитителей времени» и какие пять техник тайм-менеджмента помогут все исправить, — в материале «Вечерней Москвы».

Начните с «корня проблемы»

Перед грамотным распределением времени каждому человеку необходимо понять, что именно является барьером для его эффективного использования. Как пояснила «ВМ» директор тренингового центра, бизнес-консультант, коуч Анна Васютина, среди негативных факторов можно выделить четыре основных. Это нехватка знаний, отсутствие ресурсов, перфекционизм и прокрастинация.

— Неумение или нежелание планировать свой день также приводит к лишним временным затратам. Поэтому лучше уделить этому вопросу 15 минут в день, чем бросаться потом от одного дела к другому. Перфекционизм для тайм-менеджмента — это не плюс, несмотря на то что стремиться к совершенству нужно всегда. Достаточно принять реальный результат своего труда и двигаться дальше, — сказала Анна Васютина.

По ее словам, откладывание дел «на завтра» (прокрастинация), не уменьшит количество невыполненных задач. Поэтому вместо того, чтобы их копить, лучше научиться экономить время, достигая нужного результата за меньший срок.

Маленькие «нет»

Как добавила собеседница «ВМ», в тайм-менеджменте есть несколько приемов, помогающих своевременно выполнять поставленные на день задачи. И первое, что нужно сделать, — отказаться от ненужных привычек, которые «съедают» ценные минуты и часы. По словам бизнес-консультанта, к таким «похитителям времени» относятся лишний сон, перекусы, просмотр ленты соцсетей и телевизора, компьютерные игры и частое отвлечение на разговоры.

— От таких привычек за один день не отказаться. Потребуется составить расписание дня. Проблема лишь в том, что на смену одним привычкам могут прийти другие. Тем не менее постоянная необходимость, например, отвлекаться на гаджеты со временем отпадет, — уточнила директор тренингового центра.

Эффективные методы

Правило 1–3–5

Чтобы не тратить время впустую, следует его контролировать. Суть правила 1–3–5 в том, чтобы за день выполнять лишь одну глобальную задачу, три — средней сложности и пять — мелких. В итоге получается всего девять заданий в сутки. При этом следует распределить их по степени важности. Это правило позволит постепенно избавиться от завалов и научит укладываться в срок. При этом не будет переутомления, ведь количество дел в день является оптимальным.

Принцип Парето

Экономист Вильфредо Парето определил, что 80 процентов усилий дают 20 процентов результата. При этом 20 процентов эффективности приносят 80 процентов коэффициента полезного действия.

— Для тайм-менеджмента это значит, что если использовать правильно лишь 20 процентов времени, то уже этот результат принесет 80 процентов экономии рабочих часов. Чтобы действительно проанализировать свои действия, список дел нужно зафиксировать на бумаге, а в конце дня вычеркивать все, что было выполнено, — рассказала Анна Васютина.

Метод «АБВГД»

Это простой, но эффективный способ распределения задач согласно приоритетности. Для начала следует составить перечень дел, записать их и напротив каждого проставить буквы «а», «б», «в», «г» или «д». Самые важные задачи нужно отметить буквой «а». Далее по степени важности распределяют до буквы «г». Кроме того, можно делать пометки по типу А-1, А-2.

— Работу формата А нужно сделать обязательно, так как от нее зависит будущее планирование. К заданиям категории Б можно отнестись проще. Эту работу следует выполнять, но она не понесет каких-то слишком негативных последствий. Важно не переходить к следующему этапу, пока задача типа Б остается невыполненной. Задания категории В желательны к исполнению, но при этом они не принесут последствий. К таковым можно отнести звонок другу, обед, личные дела. Задачи категории Г можно делегировать другому. Это позволит сэкономить время для более важных мероприятий. Работа формата Д не имеет важности и спокойно может быть удалена из списка, — пояснила коуч.

По словам собеседницы «ВМ», распределение дел в рамках техники «АБВГД» помогает спланировать время на личные и рабочие задачи. Важным моментом является такой факт: не завершив работу над заданием категории А, нельзя двигаться к другим делам. Это позволит сфокусировать все внимание на самом важном в перечне, заключила эксперт.

Метод 52/17

Суть этой техники заключается в том, что на работу следует выделить 52 минуты, затем 17 минут — на отдых. Согласно эксперименту сервиса The Muse, занимающегося трудоустройством, такие временные отрезки помогают избежать переутомления и положительно сказываются на продуктивности.

«Съешь лягушку»

Основатель этого метода тайм-менеджмента — Брайан Трейси. «Лягушки», в его понимании, — это самые сложные для исполнения и неприятные задачи. Но делать их нужно в первую очередь, даже если совсем нет желания. Как добавила Анна Васютина, сначала выполняется трудная работа — «съедается одна лягушка». Затем нужно приступать к следующему делу — по мере сложности и важности. По ее мнению, сбросив груз, человек сразу же почувствует, как настроение поднимается, и работать станет легче.

Полезные лайфхаки

Бизнес-консультант также поделилась с «ВМ» несколькими советами, которые помогут каждому россиянину правильно планировать свое время. Первое: стоит вести Google-календарь, а в нем любой блок задач окрашивать определенным цветом. Это, например, позволит напомнить другу или коллеге о встрече, если предварительно добавить последних в такую таблицу.

Вторая рекомендация от коуча: выделять определенные дни для созвонов, совещаний, планерок. Это поможет сформировать правильные привычки и вовремя сфокусировать внимание на конкретных задачах. В-третьих, нужно обязательно устраивать себе два выходных в неделю. Как уточнила Анна Васютина, желательно при этом отключать телефон, чтобы не отвлекаться на рабочие моменты и заниматься личными вопросами, для которых тоже может потребоваться тайм-менеджмент.

— Также необходимо заниматься хобби с привязкой ко времени. Например, теннис с 18 до 19 часов в четверг. И, конечно, подводить итоги дня вечером и прописывать ожидания утром. Это важно для правильного настроя. Вычеркивая из списка выполненную задачу, поднимаешь уровень гормонов счастья, — заключила специалист.

Собеседница «ВМ» уточнила, что тайм-менеджмент спустя время станет приятной и полезной привычкой. Тогда никакие дела не будут скапливаться в большом количестве и доставлять стресс человеку.