Как сделать презентацию, которую все поймут
«Идеальная презентация» — как идеальный email, книга или песня. Главное в ней — быть уместной для конкретной аудитории. За последние 10 лет я видел более 50 000 самых разных слайдов: например, аналитические отчеты инвестбанков, где текст был набран 5 кеглем, или слайды с одним-единственным словом для презентации продукта. Каждый вариант сработал, потому что их авторы знали, при каких условиях и кто именно будет эти презентации смотреть.
.marker { background: #FFE3E0; background: linear-gradient(180deg,rgba(255,255,255,0) 45%, #FFE3E0 55%); }
Тони Урбан
Основатель и CEO DeckRobot, сервиса для дизайна презентаций на основе AI
Зачем корпорациям слайды
Впервые я столкнулся с PowerPoint на стажировке в консалтинговой компании A.T. Kearney: я опирался на имеющиеся в компании шаблоны и старался от них особо не отклоняться — на первые пять слайдов потратил около двух дней. Ощущения: восторг от результата, смешанный с болью от процесса, потому что для неподготовленного пользователя PowerPoint — страшно неудобная программа, интерфейс которой будто заимствовали у кокпита бомбардировщика. Зато благодаря этой презентации я произвел позитивное впечатление на моих новых боссов (думаю, большинство презентаций делается именно для этого).
Потом я начал работать в McKinsey, где как и в других консалтинговых компаниях, делают презентации для топ-менеджмента. Обычная структура выглядит так: слайд с выводами (Executive Summary) и 10–15 с аналитикой, которая поддерживает эти выводы, а вот в приложении может быть хоть еще 100 слайдов мелким шрифтом с поддерживающими материалами. Бывает и так, что консультанты рисуют даже перспективные схемы общественного транспорта в своих слайдах.
Повторюсь, формат презентации зависит от типа встречи/аудитории.
Главное, чтобы презентация показывала логичную историю без внутренних противоречий, которая подтверждается валидными данными
Дальше идут стилистические мелочи, которые, к сожалению, иногда не дают аудитории оценить по достоинству само содержание. В PowerPoint люди часто тратят больше времени на оформление, чем на четкое формулирование своих мыслей.
Какие бывают ошибки в презентациях
При всей глобализации бизнеса, делая презентацию, необходимо учитывать культурные коды разных регионов. Например, в Америке любят броские лозунги, а в России проявление эмоций в бизнес-коммуникации обычно порицается. В Японии принято заваливать собеседника шквалом слайдов, чтобы показать свою подготовленность к встрече: на одной презентации нашей компании для потенциальных инвесторов сложилась комичная (только для нас) ситуация: первые минут 15 инвестфонд показывал огромную презентацию про себя.
Тем, кто регулярно проводит презентации, обычно стоит учиться уже не столько хард, сколько софт скиллам
Например, я все время пытался прокачать навык управления своими эмоциями. Самым важным для меня было научиться осознавать и сразу же справляться и с положительными, и с негативными эмоциями прямо во время проведения презентаций. Поскольку любая презентация как мероприятие содержит десятки переменных, на которые ты почти не можешь повлиять, повороты событий бывают непредсказуемы — и ты должен каждый раз конструктивно это обработать, сначала эмоционально, потом на уровне бизнес-действий.
Конечно, от ошибок все равно никто не застрахован — но если они касаются эмоций, ущерб будет меньше, нежели от ошибок в самом контенте.
Я видел, как сотрудников конкурирующей консалтинговой компании выгнали со встречи с гендиректором компании, куда они пришли продать проект на $1 млн. Гендиректор нашел две ошибки в первом же слайде и сказал: «если вы даже коммерческое предложение не можете нормально составить, как вы дальше будете на нас работать?»
У другой консалтинговой компании была встреча с Ангелой Меркель, где она обратила внимание, что автор презентации перепутал миллиарды и триллионы. Всю команду проекта (включая партнеров), кроме стажера, который и сделал этот несчастный слайд, уволили в тот же день.
Резюмируя: успех или неуспех презентации в первую очередь определяется тем, что презентуется, то есть контентом. Спикер, как и сами слайды — лишь инструменты для повышения вероятности успешного выступления. Так, первые инвестиции в DeckRobot мы собирали с абсолютно омерзительной презентацией, которую я сделал «на коленке» — потому что благодаря актуальности продукта от первых клиентов и потенциальных инвесторов не было отбоя.
Как сделать классную презентацию: советы и лайфхаки
Основная причина, из-за которой презентации получаются скучными: докладчики используют слайды в качестве заметок и читают прямо с них. Чтобы такой соблазн не возникал, не вставляйте в презентацию много текста. Говорите от себя, а презентацию используйте как инструмент, который визуализирует (и соответственно делает жизненной) вашу историю.
Структура
Спланируйте выступление. Прежде чем делать презентацию, сядьте и подумайте, что именно вы собираетесь сказать. Сценарий презентации должен отвечать традиционным правилам повествования: иметь начало, главную мысль, которая выражается через тезисы, и заключение.
При создании презентации можно уйти далеко от сути в желании объяснить сразу все. Все объяснить точно не получится, потому что даже если ваше время как спикера не ограничено, современная аудитория не способна долго удерживать внимание.
Следуйте «Правилу трех»: еще Аристотель придумал, что нужно придерживаться только трех основных идей, которые помогут донести вашу точку зрения. Каждая из идей может быть разбита на 3 части для дальнейшего объяснения. Современный пример «Правила трех» на практике — презентации Apple, они всегда строятся вокруг этого принципа (например, на презентации 9 сентября 2014 года, когда Тим Кук впервые презентовал Apple Watch, рассказ о продукте был не только разбит на «тройки», но и на тройки внутри троек).
Как начать: Классно будет начать презентацию с чего-то удивительного или интригующего, чтобы заполучить внимание аудитории. Самый мощный крючок — тот, который обращается к эмоциям. Например, на презентации бионических протезов нужно показать счастливых людей, которым эта инновация изменила жизнь: дала возможность ходить и жить полноценно. Мы автоматически ставим себя на место другого.
На второй или третий слайд добавьте повестку: небольшое описание того, что аудиторию ждет на презентации. Так вы установите ожидания всех участников встречи, обозначите цель встречи и поможете слушателю справиться с потоком презентации, ну или хотя бы систематизировать доклад в голове.
Без чего не обойтись: Включите в презентацию хотя бы одну историю. Это может быть отзыв, рабочая история, опыт другого клиента или что-то еще. Истории помогают слушателю представить себя в такой же ситуации на месте вашего героя. Задействуйте сторителлинг. Например, не просто расскажите о проблемах, которые решает ваш продукт или услуга, а «проведите» слушателей через опыт клиента, который столкнулся с этой проблемой. Расскажите им о повседневной жизни с этой проблемой, а затем объясните, как именно ваш продукт или услуга меняют опыт. Хорошо вовлекают анекдоты, потому что заставляют людей смеяться. В бизнес-презентациях юмор должен быть дозированным.
Как закончить: Последний слайд может выглядеть по-разному. Вот несколько примеров:
Слайд с призывом к действию. Что вы хотите, чтобы люди сделали после вашей презентации? Поместите это действие на заключительный слайд, чтобы убедиться, что выступление достигает цели.Слайд-возражение. В зале всегда найдется критик. Вы окажетесь в лучшем положении, если сами укажете на слабые места вашего продукта и расскажете, как собираетесь найти правильное решение.Контактная информация. Облегчите аудитории поиск ваших контактов и напоследок напомните о себе.
Дизайн
Вот что нужно учесть в дизайне презентации, чтобы она визуально привлекала аудиторию.
Анимация. Глаза следят за движением, поэтому используйте простые и тонкие движения, чтобы направить внимание вашей аудитории. И обязательно отрепетируйте презентацию с потоком анимации, чтобы не сбиться в ответственный момент.Фотографии и иллюстрации — добавляют индивидуальности всей презентации, а вашим идеям — яркости и образности. Но не переборщите, иначе будете выглядеть непрофессионально: фотографии следует использовать, только если они продвигают или подчеркивают основную идею слайда.Цифры. Если ваша цель — впечатлить слушателей статистикой, то подумайте, как ее преподнести так, чтобы она произвела сильный эффект. Например, представьте данные в виде гистограммы, круговой диаграммы, блок-схемы.Текст. Не вставляйте много текста. Лучше разбить длинные фразы на несколько слайдов и выделить ключевые слова.Демонстрации. Используйте GIF-файлы или иллюстрации для визуализации процессов, функций продукта или услуг.Пункты. Презентации, которые состоят из перечня пунктов на каждом слайде, больше не нужны. Аудитория не обращает внимание на слайды, которые полны списков текста или пронумерованных элементов.Шрифт. Используйте крупные шрифты, они более удобочитаемы. Также обратите внимание на расстояние между абзацами, строками и столбцами, чтобы текст не выглядел беспорядочным.Логотип. Разместите небольшой логотип компании на каждом слайде, забрендируйте презентацию.Цвета. Профессиональные эксперты по дизайну предлагают использовать 2–3 цвета для всей презентации. Один цвет для переднего плана, другой — для фона, а третий — для акцентов.
В оформлении презентации будьте последовательны. Задача вашей презентации — донести информацию максимально эффективно и четко. Если тема доклада и дизайн соотносятся друг с другом — цель достигнута. Если же вы будете от слайда к слайду менять дизайн в надежде выделиться, то отвлечете аудиторию.