Гибкий офис: аренда ниже, эффективность выше
Время не стоит на месте и под влиянием цифровых технологий и автоматизации процессов современные требования к офисам кардинально изменились. Да и переход части сотрудников компаний на удаленный режим работы, обострение экономической ситуации, появление сотрудники нового поколения, которым требуется совсем другой формат организации рабочего пространства так же подталкивает к поиску новых инструментов для повышения эффективности.
Поэтому вместо обычных офисов все большую популярность приобретают так называемые гибкие офисы, в которых конкретные рабочие места строго не закреплены за определенными сотрудниками, а выделяются им исходя из требований для решения конкретной задачи в данный момент.
Именно такой подход был реализован в 2021 году в гибком офисе Multispace Paveletskaya, а теперь и на новой площадке Multispace Dinamo.
В разработке его концепции принял участие Сергей Труханов, глава бюро T+T Architects, эксперт в области редевелопмента промышленных территорий и реконструкции исторических зданий.
«Multispace – это первый в мировой практике кейс, когда комплексный цифровой продукт разрабатывался параллельно с архитектурой гибкого офисного пространства. При стандартном подходе сети сервисных офисов изначально думают о концепции площадок, зонировании, дизайне, а затем уже пытаются внедрить digital-технологии, естественно, сталкиваясь с рядом сложностей. В нашем случае Multispace родился именно как комбинация цифровых и интерьерных решений, позволяющая эффективно управлять всеми функциями офиса - от приглашения гостя до заказа обеда в корпоративном кафе. В Multispace ваш офис "идет" за технологией, а не наоборот”, подчеркивает Сергей Труханов.
Функционально Multispace Dinamo разделен на общественные зоны и на корпоративные офисы. Последние спланированы в соответствии с подходом Activity Based Working (ABW), и представляют собой более 20 типологий рабочих пространств: open space со свободной рассадкой, зона hot desking и бизнес-лаунж, переговорные разных типологий, пространства для неформального общения, библиотеки, звукоизолированные кабины различных форматов и помещения для ZOOM-сессий с блогерским оборудованием и студийным светом, помещения для сосредоточенной работы, телефонные кабины для тихих звонков, пространства для руководителей и др.
Елизавета Голышева, директор по стратегии и продажам Multispace отмечает, что благодаря использованию принципов гибкой архитектуры, 1220 рабочих мест новой площадки могут использовать не 2000 резидентов, как было запланировано изначально, а 4000.
Не в последнюю очередь это стало возможным и благодаря тому, что пространство Multispace Dinamo по сути своей является комплексным программно-аппаратным комплексом, который в единой цифровой среде позволяет управлять как рабочим пространством и адаптировать офис под индивидуальные потребности компании и каждого сотрудника, так и практически всеми инженерными системами, которые есть в здании, включая системы безопасности, климата, автоматизации и т.д.
Основным инструментом взаимодействия резидента с Multispace является мобильное приложение Multispace Mobile, с помощью которого ему доступен весь функционал управления офисом — бронирование рабочих мест, переговорных, управление инженерными системами, приглашение гостей, взаимодействие с системами мультмедиа и т.п.
Так же в приложении доступна карта для удобной ориентации в помещениях и быстрого поиска коллег.
Алексей Курсин, директор по технологиям и инновациям, партнер Multispace, особо отметил, что на территории Multispace Dinamo впервые в России реализована бесшовная интеграция между системами управления доступа бизнес центра и локальными системами доступа арендаторов. В их основе лежит набор сервисов FACE ID на базе нейронной сети, что позволяет оперативно подгружать в систему информацию о новых сотрудниках, а так же гостях резидентов для оформления им допуска по лицу. При этом гостям отправляется карта и способы проезда к БЦ.
Аналогично, с использованием только «лица» пользователь может найти свободную ячейку для хранения вещей, забронировать или открыть/закрыть ее.
В дополнение к этому на этажах Multispace Dinamo установлены камеры комплекса потоковой видеоаналитики, позволяющие отслеживать перемещение внутри здания как сотрудников, так и посетителей.
В первом квартале 2023 года планируется перевести всех клиентов на обновленную версию Multispace Mobile, над которой специалисты работали больше года. В приложении изменен дизайн, повышена функциональность и улучшено юзабилити.
В частности, был добавлен корпоративный чат, изменен принцип работы с объектами, добавлена возможность работы с командами, расширено удобство и функционал по бронированию рабочих мест и кабинетов.
В цифровую среду Multispace интегрировано и кафе корпоративного питания IMCafe на 199 посадочных мест. Его общая площадь составляет 1200 кв. метров и оно рассчитано на обслуживание до 1000 посетителей в течение дня, в качестве которых могут быть как резиденты и гости БЦ «Арена», так и представители других БЦ, а так же жители расположенных поблизости апартаментов.
Посетителям предлагается линейка завтраков, блюд домашней русской и европейской кухонь и нишевое меню формата a-la carte. Автором блюд является шеф-повар корпорации Restart Vasilchuk Brothers Сергей Сущенко.
Как отметила операционный директор Multispace Анастасия Дегтярева, благодаря приложению Multispace пользователи могут заблаговременно ознакомиться с актуальным ежедневно обновляемым меню, сделать заказ к определенному времени, а так же оплатить его онлайн. При этом статус готовности блюд можно отслеживать не только в приложении, но и на мониторах в зале. Такая организация процессов помогает исключить очереди и гарантирует минимальное время выдачи заказа.
Вследствие того, что Multispace Mobile обладает весьма широкими возможностями, а системы комплекса многообразны и сложны, специалисты периодически проводят специальные тренинги по их использованию.
Как заявляется, в создание внутреннего digital-продукта сервисного офиса было инвестировано 385 млн рублей. Весь используемый софт является собственной разработкой компании Multispace.