Что такое матрица Эйзенхауэра и как она помогает решать дела и не проваливать дедлайны. Простыми словами

Матрица Эйзенхауэра — популярный метод тайм-менеджмента, который помогает эффективно расставить приоритеты и навести порядок в делах. Благодаря ему можно понять, на чём мы теряем время и как рационально его использовать.

Проще говоря, это продвинутый вариант обычного списка дел, в котором задачи разбиты на главные и второстепенные. Иногда матрицу Эйзенхауэра называют матрицей приоритетов.

Секрет Эйзенхауэра и его метод

Генерал Дуайт Эйзенхауэр, 34-й президент США (1953–1961), удивлял современников своей работоспособностью. В 1954 году в своём выступлении он заметил, что «не все срочные дела важны и не все важные дела — срочные», назвав это противоречие «дилеммой современного человека».

В 1984 году профессор немецкого Института стратегии и эффективного использования времени Лотар Зайверт первым изложил этот метод планирования в своей книге «Ваше время — в ваших руках». Он назвал его методом ускоренного анализа по принципу Эйзенхауэра.

Но настоящую популярность методу принёс американский консультант Стивен Кови, придав ему современный облик. В 1989 году он описал этот принцип в книге «Семь навыков высокоэффективных людей», назвав матрицей Эйзенхауэра, или квадратом четырёх «D»:

делай (do) — «выполняй сразу»; решай (decide) — «обдумывай и спланируй»; делегируй (delegate) — «передай дела подчинённым или режь время на выполнение»; удаляй (delete) — «вычёркивай задачи из списка».

Категории матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра построена на двух категориях: важность и срочность дела.

Она выглядит как таблица из четырёх квадратов, которую образуют оси: «важно — неважно» и «срочно — несрочно».

Важные задачи направлены на достижение главных целей или имеют отношение к главным жизненным ценностям. Срочность задачи нельзя оценить механически. Очень важен контекст. Например, задача «сходить в магазин» несрочная, если холодильник полный, и очень срочная, если вы голодны и вам нечего съесть.

Для работы с матрицей нужно распределить свои задачи по её квадратам в зависимости от приоритетов. Главный принцип — всё важное нужно сделать, а второстепенное можно оставить на потом.

Важно и срочно

Девиз квадрата: делай сразу.

Его часто называют «квадратом кризисов» или «квадратом авралов». Здесь все важные задачи с короткими сроками, когда «завтра — уже поздно». То есть, всё то, что следует делать немедленно и самому. Часто задачи этого квадрата связаны со здоровьем, семьёй, безопасностью.

Много важных и срочных дел — уже аврал. В идеале большую часть времени квадрат должен быть пустым или содержать две-три строки. Это несложно, если каждый день уделять квадрату «Важно и несрочно».

Все забытые задачи других квадратов, которые мы должны были сделать, переезжают сюда — вот и аврал.

© Перевод с wikipedia.org

Важно и несрочно

Девиз квадрата — распланировать сроки.

Этот квадрат описывает вклад человека в своё настоящее и будущее, поэтому его задачи очень важны. Сюда попадают все долгосрочные цели; то, что нельзя сделать за один день.

Это повседневная работа над важными проектами и задачи по саморазвитию, которые следует делать при первой возможности. Иногда дела этого квадрата можно поручить кому-то другому — зависит от конкретной задачи.

Срочно и неважно

Девиз квадрата — поручи другому.

Сюда попадают все «отвлекающие факторы» — дела, которые не приближают вас к цели, но требуют к себе внимания. Поскольку они срочные, есть огромный соблазн отдать им всё своё время.

Если вы можете их кому-то поручить, так и сделайте. Например, вы можете заказать доставку продуктов вместо похода в магазин.

Несрочно и неважно

Девиз квадрата — отложи и вычеркни.

Сюда отходят наши самые приятные, но бесполезные дела. Они неважны и несрочны, но именно их тянет делать во время «приступов прокрастинации». Заполненный более других квадрат говорит о проблемах с самодисциплиной.

То, что неважно и несрочно, можно отложить в пользу более приоритетных дел.

Где и как применяют матрицу Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра нужна, когда задач слишком много и вы не знаете, какой пожар тушить первым.

Её принципы помогут эффективно спланировать рабочий день и простому офисному сотруднику, и руководителю.

Эксперты рекомендуют руководителям поручать важные, но несрочные задачи сотрудникам. Доверяя ответственные дела другим, начальник может разгрузить себя и повысить квалификацию подчинённых.

Матрица Эйзенхаура поможет:

управлять своим временем или временем команды (для руководителя);

распределить ресурсы и обязанности сотрудников;

планировать ежедневные и еженедельные задачи;

определить приоритеты в личных делах, целях и в рабочих проектах;

управлять рабочими проектами;

успевать по учебной программе;

планировать мероприятия и поездки; управлять финансами.

Преимущества матрицы Эйзенхауэра:

поможет всем — и бизнесмену, и школьнику;

работа с матрицей занимает несколько минут;

подходит для рабочих проектов и личных дел;

разделяет цели на текущие и долгосрочные;

подходит для любых горизонтов планирования (день, неделя, месяц, год).

Недостатки матрицы Эйзенхауэра:

не подходит для сложных задач;

не учитывает контекст задачи;

не даёт объективных критериев для ранжирования задач;

не подсказывает способ эффективно решать задачи;

не убережёт от ошибок в планировании;

не всегда можно передать задачи;

не подходит для дел, выполняемых по расписанию (делать нужно все пункты);

приоритеты задач следуют за изменением обстоятельств.

Критика матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — очень простой метод и потому самый популярный. Но он не идеален для расстановки приоритетов.

Популярная литература по тайм-менеджменту агитирует выполнять задачи в порядке их важности. Но тогда у человека не хватит времени на срочные неважные дела. Если вам некому перепоручить эти задачи, у вас большие проблемы.

С «затыканием дыр» в порядке срочности та же картина — у человека не будет ни времени, ни сил на важные, но несрочные дела.

Может, вы намерены работать только на перспективу — с квадратом «Важное и несрочное»? Заманчиво, но каждое срочное дело — важное и неважное — обломает вам это восхождение к вершине.

Неумение правильно расставить приоритеты. Люди ранжируют задачи так, как считают правильным. Часто они считают срочными задачи, которые можно отложить, а важными — которые никак не влияют на жизнь.

Перегибы в приоритетах. Отдых и общение с близкими важны для восстановления сил. Если эти задачи откладывать бесконечно, будут страдать работа и здоровье. Далее от перекоса приоритетов пострадает самореализация, потому что вместо работы над долгосрочными целями человек будет болеть и ходить по врачам.

Кому не подходит матрица Эйзенхауэра

Психологи отмечают, что принципы Эйзенхауэра не подходят людям с «дефицитарным мышлением». Это когда своё внимание человек концентрирует на негативе, изъянах и недостатках. Его негативные ожидания делают оценку задач предвзятой.

Как работать с матрицей Эйзенхауэра

Самый главный принцип в работе с матрицей Эйзенхауэра: расставить приоритеты и не сделать лишнего.

Сначала нужно составить список дел. Так вы ничего не упустите и правильно распределите своё время. Список может быть на день, на неделю, на месяц — как вам нужно. Похожие задачи можно группировать вместе, чтобы сделать их разом. Большие задачи можно разбить на более мелкие.

Прежде чем заполнять матрицу, эксперты советуют несколько дней понаблюдать за собой, какие задачи — личные и рабочие — мы выполняем и сколько на это уходит времени. После этого можно задать к каждому из дел в списке вопросы:

было ли это для меня важным? было ли это срочным? я единственный, кто мог это сделать?

Это поможет понять, в какой квадрат матрицы поместить дела.

Если квадрат «Важно и срочно» у вас пустует, то это замечательно. На неважные или несрочные задачи можно забить или найти, кто сделать их за вас.

Где удобно собрать матрицу

Блокнот. Самый простой способ составить матрицу — взять тетрадный листочек и расчертить его на четыре квадрата. Вертикальная ось — важность, горизонтальная — срочность. Заполнив квадраты, поступаем с ним как с обычным списком дел: вычёркиваем уже сделанное. Электронные таблицы. Матрицу Эйзенхауэра можно собрать с помощью Excel или в Google-таблицах. Готовый шаблон. В интернете есть готовые шаблоны матрицы Эйзенхауэра, которые можно распечатать и заполнить. Зачастую это удобнее, чем самодельная таблица. Также есть сайты с онлайн-шаблонами матрицы. Приложение. В современных таск-менеджерах для управления проектами матрицу Эйзенхауэра можно сделать, задав сортировку задач «По приоритету». Тогда задачи с самым высоким приоритетом всегда будут в начале списка. Другой способ — расставить приоритеты тегами, задав их для каждого квадрата.

Примеры типов задач по матрице

Важно и срочно: завтра сдавать проект, а он ещё не готов; ехать в травмпункт, если сломал руку; закрыть «горящую» рабочую задачу.

Важно и несрочно: завести свой блог; регулярно ходить в спортзал; повседневные рабочие дела.

Неважные, но срочные: сходить в магазин; поменять перегоревшую лампочку; вымыть посуду; внезапный приход гостей.

Неважные и несрочные: смотреть смешные ролики про животных или сериалы; залипать в соцсетях перед сном; играть в онлайн-игры.