Как управлять командой на удаленке. Топ-6 принципов работы

Работа в удаленном формате позволяет компании оптимизировать расходы и привлекать профессионалов из разных городов и стран. Но управление такой командой может стать вызовом даже для опытных руководителей. Вместе с CEO агентства PR Integral, основателем event-агентства «‎Притяжение» Марией Пух рассматриваем ключевые принципы, которые помогут эффективно руководить на расстоянии.

Принцип № 1. Понятный регламент общения

В команде должны быть ясные правила коммуникации как с клиентами, так и внутри коллектива. На письма и сообщения, которые приходят в мессенджеры и на корпоративную почту в рабочее время, лучше отвечать в течение часа-полутора. Если решение вопроса затягивается, стоит предупредить собеседника и указать примерное время ответа: «Сегодня прочитать документ нет возможности, завтра до 10:00 смогу вам написать». В переписке важно сохранять деловой тон, не переходить с клиентами на «ты», если об этом не договорились заранее. Прежде чем отправить голосовое, нужно обязательно уточнить — будет ли собеседнику удобно прослушать и ответить на сообщение. То же касается звонков: о них необходимо договариваться заранее.

Для общения внутри команды и с клиентами должны быть отдельные чаты. В группе «для своих» допустимо неформальное общение, но есть и ограничения. Не стоит делиться личными фотографиями, историями и переписками коллег без их согласия. Необходимо избегать комментариев о личной жизни сотрудников, упоминания заказчиков в негативном контексте.

В команде PR Integral в общей группе с коллегами сложилась традиция начинать каждую неделю с нового мема. Такая простая деталь добавляет в общение теплоту, помогает начать рабочий понедельник с хорошим настроением.

Когда в компании работают люди, говорящие на разных языках, нужно учитывать контекст общения, возможную культурную разницу с сотрудниками. Если команда большая, в штат необходимо нанимать переводчика. Такой человек помогает наладить общение в коллективе, решает вопросы, связанные с ведением документации на иностранном языке. Работа с иностранными клиентами также предполагает найм переводчика.

Принцип № 2. Четкий график рабочего дня

Необходимо ввести фиксированное время начала и окончания рабочего дня, а также обеденный перерыв, который соблюдают все сотрудники. Если члены команды находятся в разных часовых поясах, нужно выстраивать график так, чтобы все участники работали в одном ритме. Например, кто-то начинает свой день в 9:00 по местному времени, кто-то в 11:00.

Когда разница составляет более 3–4 часов, можно работать только по московскому времени или подстраиваться под время клиента. Подстраиваться — а не жертвовать своим личным временем. Даже в удаленной команде сотрудники не ведут рабочие переписки поздним вечером или ночью, конечно, если дело не касается дедлайнов. В этом случае время не имеет значения, главное — решить задачу.

В обычном рабочем графике важно, чтобы сотрудники вели полноценную жизнь: встречались с друзьями, путешествовали, чувствовали радость от работы, а не выгорали.

Принцип № 3. Эффективные инструменты

Онлайн-таблицы и другие сервисы позволяют каждому сотруднику понимать, чем заняты его коллеги, и наблюдать за собственным прогрессом.

Для коммуникации с командой и клиентами удобно использовать мессенджеры (Telegram, WhatsApp), платформы для созвонов (Zoom, Google Meet, VK Звонки).

Чтобы сделать каждую онлайн-встречу эффективной, необходимо провести предварительную подготовку:

выбрать даты и время из свободных слотов; определить темы и вопросы для обсуждения; составить план и утвердить тайминг встречи; проверить технические данные в день конференции, настройки оборудования.

В финале разговора желательно резюмировать достигнутые результаты и договоренности, а постфактум — отразить их в текстовом формате в общем чате.

Для мониторинга проектов подходят программы с интуитивно понятным интерфейсом, простой постановкой задач (Bitrix 24, Asana). Они позволяют выстраивать структуру проектов, назначать ответственных, отслеживать выполнение конкретных задач, прикреплять правки и комментарии.

Для контроля работы удобно использовать общий Google.Диск с отчетами, где каждый сотрудник видит, что было сделано за неделю, месяц или квартал. Единое файловое пространство позволяет вносить изменения и видеть всю историю изменений, избегая обмена файлами через чаты.

Для делового общения можно завести единую почту для всех членов команды или индивидуальные адреса, привязанные к общему ID. Почтой и отчетами клиентов должен управлять отдельный специалист, который сделает документы ясными и структурированными.

Принцип № 4. Регулярная отчетность

В нашем стремительно меняющемся мире многие забывают о недавних событиях: то, что согласовали в начале месяца или достигли в плане KPI — к концу месяца уже могут и не вспомнить. Поэтому клиентам необходимо предоставлять не только ежемесячный, но и еженедельный отчет о проделанной работе. Это необходимо обеим сторонам, чтобы оцифровать результаты работы и оценить ее эффективность.

В процессе подготовки важно учесть следующие факторы.

Выбрать формат отчетности, который будет удобен для всех членов команды, например, ежедневные заметки, прогресс-отчеты по проектам или краткие сообщения о выполненных задачах. Определить ключевые метрики для отчетности: количество публикаций, посещений или продаж. Создать единую структуру отчетов, чтобы вся информация была представлена в едином формате. Использовать графики, таблицы и диаграммы: визуализировать информацию и сделать отчеты более наглядными.

Принцип № 5. Система дополнительной мотивации

Когда люди долго находятся в замкнутом пространстве и не видят результатов своей работы, — это расхолаживает. Стимулировать удаленную команду помогает постановка целей на месяц, квартал или полгода, достойная оплата. Но сотрудники привыкают к любой зарплате, даже если она выше среднего по рынку.

Дополнительную мотивацию развиваться и вкладывать больше ресурсов в задачу дают бонусы. Это могут быть любые вещи или впечатления, которые человек хочет получить в качестве поощрения за отличную работу — телефон, поездка, книги.

Хорошо подходят различные мотивационные программы: книжный, беговой или йога-клуб. Можно организовать языковой клуб для начинающих или повысить уровень владения для тех, кто уже говорит на иностранном языке.

К примеру, в команде PR Integral есть книжный клуб «PROчитатели». Сотрудники вместе выбирают по две книги на каждый месяц, читают их, а затем встречаются в Zoom, чтобы обсудить свои мысли и ощущения от прочитанного. У всей команды есть доступ к корпоративной подписке на приложение MyBook, где можно читать не только книги, которые выбраны для клуба, но и профессиональную литературу на тему копирайтинга, пиара, бизнеса.

Кроме того, у нас регулярно проходит бесплатное обучение в формате Zoom-созвонов. Так, недавно мы организовали для сотрудников вебинар с редактором издания «Лайфхакер», который рассказывал, как в редакции отвечают на письма и какие темы могут заинтересовать журналистов, а также встречу с экспертом по деловому этикету, которые рассказал, как вести эффективную коммуникацию с клиентами и сотрудниками.

Принцип № 6. Доверительные отношения с командой

Сотрудникам, которые работают удаленно, можно и нужно задавать простые вопросы: «Как дела? Как работается?». Стоит как можно чаще организовывать виртуальные кофе-брейки. Это помогает компенсировать недостаток личного общения, поддерживать командный дух и сохранять прозрачность в работе.

Понятно, что все мы люди, с которыми могут происходить различные ситуации, выбивающие их из колеи. Сотрудники должны иметь возможность прийти к руководству, честно рассказать о своих трудностях — и быть услышанными. Когда человек выгорел, у него сложные жизненные обстоятельства, его лучше отпустить на определенное время, чтобы он решил свои проблемы, просто отдохнул. Главное, заранее решить, кто будет вести клиентов сотрудника, и закрыть текущие задачи. Если человек замалчивает проблему, это может привести к форс-мажору: вся команда вынуждена «тушить пожары» и работать круглосуточно. Такого случаться не должно.

Иногда, особенно у поколения зумеров, могут случаться перекосы: они фокусируются на творчестве, атмосфере, а не на рабочих моментах. В этих случаях стоит мотивировать своих сотрудников, а иногда даже оказывать на них небольшое давление и четко отделять лень от усталости. Молодые сотрудники должны ясно осознавать свои мотивы и требования руководства. Поэтому важно общаться с сотрудниками с позиции взрослого человека — прямо, открыто и уважительно.