Многозадачность на работе: вредно или нет

Так ли уж полезна многозадачность, как принято считать? Многозадачность считается показателем продуктивности, компетентности и гибкости работника. Тех, кто способен быстро переключаться с одного дела на другое, от отчета к совещанию и обратно, считают достоянием компании. Умение работать в условиях многозадачности — одно из требований к кандидату у многих и многих работодателей, что легко подтверждают описания вакансий на headhunter. К сожалению, в реальности многозадачность — не столь полезный навык. Каждый день мы обнаруживаем, что пытаемся делать одновременно несколько дел. При этом режим многозадачности работает совсем иначе: мы становимся менее продуктивными, но испытываем более сильный стресс. Как многозадачность мешает работоспособности Предположим, вам нужно справиться с тремя простыми задачами: нарисовать 20 кружочков на бумаге, соединить 20 скрепок в цепочку и сложить 20 монет в стопочку. Устройте соревнование с вашим коллегой или другом. Один из вас будет последовательно справляться с каждой задачкой: сначала кружочки, потом скрепки и в конце монетки. Второй должен переключаться между этими задачками: нарисовал 3-4 кружочка, соединил 3-4 скрепки, сложил 3-4 монеты — и возвращаешься к кружочкам. Результат можно предсказать заранее. С работой быстрее справится человек, который не переключается между задачами, а завершает каждую перед тем, как перейти к другой. Соединять скрепки и рисовать кружочки — не самая частая рабочая нагрузка (если только вы не воспитатель в детском саду). Давайте рассмотрим ситуацию, с которой мы могли бы столкнуться в обыденной жизни. Предположим, мы делаем презентацию, параллельно поглядывая в свой аккаунт в вконтакте или разговаривая по телефону. Скорее всего, через полчаса мы заметим, что время куда-то утекло, а из всей презентации готова всего пара слайдов. Чем больше у нас девайсов и аккаунтов в соцсетях, включая профессиональные, тем сложнее нам сосредоточиться на работе с одним из них. Все гаджеты и приложения устроены так, чтобы по умолчанию требовать вашего внимания и действий. «Ответь на звонок», «кликни на ссылку», «открой приложение», «включи меня». И сделай все это одновременно. Если вы слушаете музыку во время работы, внимание рассеивается А что случится со временем, если мы не станем отвлекаться на мессенджеры и соцсети, а будем молча делать презентацию, одновременно слушая музыку? У ученых для нас снова плохие новости. Если мы сталкиваемся с несколькими независимыми стимулами разной модальности (например, с презентацией, которая предполагает наши действия и занимает зрительный канал, и с музыкой, которая занимает аудиальный канал), наша производительность падает. Пытаясь делать презентацию под музыку, мы медленнее воспринимаем информацию, которую должны отобразить на слайде, ошибаемся с оформлением и чаще путаем цифры. Причем чем старше становится человек, тем хуже он справляется с двумя делами одновременно. С возрастом снижается скорость реакции, и увеличивается вероятность ошибки. Почему так? Нашему мозгу все равно, делать несколько дел или воспринимать информацию из нескольких источников. И в том, и в другом случае мозгу требуется время на обработку сигнала. Исследователи Офир, Насс и Вагнер показали, что многозадачные люди, регулярно работающие с несколькими медиа-источниками, и люди, не злоупотребляющие многозадачностью, по-разному обрабатывают информацию. Первым сложнее отсечь незначимые стимулы и не реагировать на них. Они с меньшей вероятностью проигнорируют не значимую информацию. “Многозадачных” людей проще проще заставить заниматься сторонними задачами, не важными для достижения для основной цели, чем “однозадачных”. Как работает мозг в режиме многозадачности Механизмы кратковременной памяти просты и не «заточены» под многозадачность. Стараясь выстроить задачи в определенном порядке (я звоню, пока прозваниваю, дописываю письмо, после чего разговариваю), мы отключаемся от окружения. Нам приходится дробить фокус внимания на несколько частей. Но в том-то и проблема, что фокус внимания не дробится. Неважно, какие метафоры используют сторонники многозадачности. Мозг человека работает не так, как компьютер. Компьютер специально создан для многозадачности. Например, операционная система Windows может одновременно выполнять несколько процессов и программ, не теряя при этом ни в качестве работы, ни в производительности. Microsoft Exel не начнет делать ошибки из-за того, что открыт браузер, а в нем — клип с youtube. Но человеческий мозг начинает переключаться между этими двумя задачами, теряя время как на переключение, так и на погружение в новый вопрос. Наш мозг способен сконцентрироваться только на одном деле в один момент времени. Если речь идет о коротких задачах, рутине, хорошо знакомых действиях — многозадачность работает, ведь нам не приходится дробить внимание. Если опыта достаточно, можно чистить картошку одновременно с просмотром хорошо знакомого сериала. Проблемы начинаются, когда как минимум одна из задач оказывается важной. Например, если вы общаетесь с клиентом или анализируете данные, параллельно общаясь с коллегами в корпоративном мессенджере. Плюсы и минусы многозадачности Многозадачность рассеивает внимание и мешает сосредоточенности Многозадачность — очень стрессогенный способ прожить свою жизнь и построить карьеру. Люди, которые практикуют многозадачность, действительно быстрее переключаются от одного дела к другому, но при этом успевают меньше. У этого утверждения есть доказательства. Статья в «Журнале об экспериментальной психологии» сообщает, что студенты решали математическую задачу на 40% медленнее, если в процессе их просили переключаться на другие задачи. Американские исследователи обнаружили, что люди, которые постоянно переключались с одной задачи на другую, делали в 1,5 раза больше ошибок, чем участники экспериментов, способные долго фокусироваться на одной задаче. Последствия многозадачности 1. Когнитивная перегрузка При работе в условиях многозадачности нам приходится прикладывать больше умственных усилий, чтобы обработать всю входящую информацию. Когда входящей информации много, на обработку уходит больше времени. 2. Неправильная оценка эффективности работы Люди, которые считают себя многозадачными, часто сознательно создают себе такие условия для работы. Но объективно оценить свою эффективность они не в силах. Подростки и дети хуже справляются с когнитивной перегрузкой, поэтому им следует избегать многозадачности. Даже если мы считаем, что по своей природе они к этому лучше приспособлены. 3. Уменьшение эффективности работы Большая часть задач, поступающих к нам за короткий промежуток времени — отвлекающий фактор. По сути, многозадачность - это тренированная отвлекаемость, а не помощь. Как показали психологи Финли, Бенджамин и МакКарли в своем исследовании, люди не способны адекватно оценить, насколько продуктивность упадет при работе в режиме многозадачности. 4. Проблемы с концентрацией и вниманием Стремясь соответствовать требованиям вакансий, люди стараются развить в себе многозадачность, даже если от природы были к ней не склонны. К сожалению, многозадачность развивается в ущерб другим рабочим качествам. Кол Ньюпорт, автор книги о том, как сфокусироваться на работе в отвлекающей среде, рассказывает, что многозадачность снижает нашу способность концентрироваться. При этом умение концентрироваться - один из важнейших навыков для выполнения сложной работы. 5. Потеря радости от работы Нейробиологи Лох и Канаи обнаружили, что люди, практикующие многозадачность в работе с медиа, имеют меньшую плотность серого вещества в передней поясной коре головного мозга. Передняя поясная кора задействована в механизмах мотивации и вознаграждения, и проявляет активность, когда нам нужно приложить мысленное усилие или сосредоточиться. Чем меньше плотность серого вещества в передней поясной коре — тем меньше радости от работы, требующей концентрации и мыслительных усилий. 6. Риск для жизни Если вы удаленно участвуете в совещании и ведете машину, вы не сможете сосредоточиться на дороге. Это повышает вероятность аварии. Несколько исследований показали, что, если водитель пользуется телефоном в пути, риск автомобильных аварий увеличивается в несколько раз. Почему мы продолжаем делать несколько дел одновременно Многозадачные люди кажутся эффективными Людям, практикующим многозадачность, требуется почти в полтора раза больше времени на завершение задачи. Почему тогда «многозадачники» продолжают ее практиковать? 1. Многозадачность выглядит эффектно Если понаблюдать за человеком, практикующим многозадачность, покажется, что у него под контролем все вопросы одновременно. К тому же, многозадачность помогает создавать имидж занятого и востребованного человека. 2. Общество убеждено, что многозадачность — норма Месседжи от телевидения, радио, журналов, друзей, книг, статей звучат так: «Вы с этим справитесь». На самом деле, более 90% людей физиологически не приспособлены длительное время концентрироваться более, чем на одной задаче. 3. Делать одно дело несколько часов скучно Режим многозадачности — способ устроить себе встряску, в которой уж точно не до скуки. 4. Иррациональное убеждение, что многозадачность помогает сделать больше дел Когда человек хватается сразу за несколько дел, кажется, что он больше успевает. Легко попасть в ментальную ловушку: «Я должен сделать очень много. Мне стоит удвоить или утроить усилия». Но эта убежденность не помогает, а выматывает. Как отказаться от многозадачности Если вы осознали проблему и хотите ее решить, предлагаем применить пять шагов, которые помогут избавиться от многозадачности без потери эффективности. Осознайте, что работа в режиме многозадачности — это выбор, который мы можем изменить. 1. Расставьте приоритеты В режиме многозадачности первостепенные вопросы могут отходить на второй план, так как сотрудники постоянно заняты - они реагируют на любой входящий сигнал, постоянно отвлекаясь от более важного и ценного дела. Определите, какие задачи нельзя отложить или делегировать, и не тратьте силы и время на многозадачность. Поставьте уведомление «не беспокоить» на ваши мессенджеры и приступайте к делу, не отвлекаясь на уведомления и вопросы. 2. Планируйте ваш день и неделю Планирование помогает: Замотивировать себя на достижение целей; Снизить уровень стресса (за счет предсказуемости); Избавиться от необходимости хранить все задачи в кратковременной памяти. Заложите 5-10 минут в начале и в конце дня, чтобы составить план на следующий день и определить, что вы должны сделать. Используйте помощники для планирования. Расписать задачи на день или неделю помогают доски Trello или приложение Todoist. 3. Анализируйте свои действия Регулярно задавайте себе вопросы: Полезно ли то, что я делаю, для моей карьеры и компании? Правильно ли я распределяю нагрузку в течение дня? Какие изменения или инструменты помогут мне стать более продуктивным, и при этом меня разгрузят? 4. Учитесь концентрировать внимание Практикуйте медитацию и работу с приложениями. Умение сосредотачиваться - навык, который удерживает нас от перехода в режим многозадачности и спасает от стресса. Как быть, если я не могу отказаться от многозадачности Справиться с несколькими задачами помогает техника «Ментального завершения» Как справиться с большим количеством задач, не испытывая стресс от того, что вы не можете завершить ни одну из них? Правильный ответ — чем меньше задач вы делаете одновременно, тем лучше. Но как быть, если нас постоянно отвлекают? Вы пытаетесь написать письмо клиенту, но вам звонят. И вы уже не можете полностью сосредоточиться, потому что телефон звонит очень назойливо, и вы должны ответить. Справиться с подобной ситуацией помогает способ, который называют «Ментальное завершение». Как работает техника «Ментальное завершение» Вы работаете - пишете статью или рабочее письмо. Звонит телефон, и вам нужно ответить. Мысленно скажите себе: «Я понимаю, что сейчас моя работа находится на такой-то стадии и завершена на столько-то». Сохраните файл или письмо и возьмите телефон. Пока будете разговаривать с собеседником, не возвращайтесь к предыдущей работе. Полностью сконцентрируйтесь на разговоре. Старайтесь успешно провести этот разговор: делайте заметки, задавайте собеседнику уточняющие вопросы. Как только завершите разговор, положите трубку и осознайте, что звонок закончился. С этой задачей вы справились. Как можно скорее возвращайтесь к предыдущей задаче, не переключаясь на что-то совсем иное. Важно дать себе время на ментальное завершение всех задач и даже мыслей. Это повысит вашу энергию, уровень концентрации и упорядоченность. И все-таки, настоящие профессионалы приучаются не браться за несколько задач одновременно. Последуйте их советам: замедлитесь, погрузитесь в работу, начните и завершите ее. В долговременной перспективе вы оцените, насколько полезен этот навык. Вы сможете выполнять свои задачи быстрее и качественнее. Будьте здоровыми и эффективными!