Как работать с минимальным бюджетом и не навредить себе и проекту

Может показаться, что в творческих проектах ключевую роль играет креативная составляющая – яркие задумки, необычные решения, мастерство исполнителя. С одной стороны, это так, с другой – во главе планирования любого проекта ключевую роль играет бюджет. В него закладывается не только стоимость нового заказа, но и все текущие расходы. Поэтому при составлении бюджета для заказчиков мы советуем обратить внимание на несколько ключевых моментов. Нужно начинать с малого Нередко случается, что заказчики приходят со множеством идей, воплощение которых требует значительных финансовых затрат. Поэтому, выслушав клиента, мы всегда стараемся выделить ключевые моменты, при которых основная задумка не потеряет смысла, и отталкиваемся от этого. Мы предлагаем некий «стартовый» сценарий организации пространства и подробно расписываем как смету, так и общий бюджет проекта. Если заказчика удовлетворяют вводные данные, и он готов рассматривать более масштабные решения, мы добавляем какие-то детали. Если нет, то работаем со стартовым набором. Свадьба «Ла-Ла-Ленд» Светланы Устиновой и Ильи Стюарта Делая крупные проекты на триста и более человек (среди них достаточно известные свадьбы – «Ла-Ла Ленд», «Сафиса», «Легенда осени», свадьба Галины Юдашкиной и многие другие), мы неоднократно сталкивались с тем, что бюджет, казалось, не позволяет привнести оригинальную идею в исполнение. Однако в процессе подготовки изначальная задумка почти всегда трансформировалась, поэтому в итоге удавалось уложиться в бюджет. При таком подходе завоевывается доверие клиентов: те заказчики, которые пришли без точного бюджета, видят, что мы стараемся сделать его минимальным, те, у которых он запланирован, видят, что мы стараемся сэкономить им деньги. Бюджет и площадка В декораторских проектах основную часть сметы зачастую занимает работа с площадкой. Если вы заняты в другом бизнесе, возможно, вы тоже неоднократно сталкивались с необходимостью снять и подготовить какое-то помещение к мероприятию. Размеры помещения, высота потолков, состояние площадки, конфигурация – при планировании бюджета важно учитывать абсолютно все. Вы попадаете в зал с полностью оштукатуренными стенами – это один вопрос. А если в огромное фойе в Барвихе с девятиметровыми потолками – совсем другой. Архитектура помещения тоже важна. Нет лифта или достаточного количества декораций? Значит, больше придется потратить на монтаж и подготовку. Например, на проектах для брендов Jaguar и Volvo мы демонтировали окна, чтобы поместить машину на площадку – это тоже стало статьей расходов. Один из проектов Романа и Саяны На одном из свадебных проектов мы стилизовали зал под космический корабль. Было необходимо полностью преобразовать форму помещения. В ситуации с большим бюджетом – это масштабная застройка, арт-объекты и бутафория. В нашем же случае мы взяли в помощники свет: «срезали» углы у стен, и помещение изменилось до неузнаваемости. Если нужно сделать инсценировку уличного пространства (как на свадьбе Светланы Устиновой и Ильи Стюарта), мы советуем не перегружать пространство декорациями, а при помощи художников создать нужный фон. Если задача передать настроение «ретро», то советуем подавать этот стиль очень мягко — через свет, цвет, элементы костюмов, а не дорогостоящий антиквариат. Выбирая способ реализации вашей задачи, мы советуем отталкиваться от того, как выглядит исходное помещение, и учитывать в предварительной смете все нюансы. Нестандартные решения Иногда случается, что несмотря на все подсчеты, происходит перерасход средств на какую-то из статей сметы. Чтобы в этом случае довести проект до конца, выполнив все прописанные в договоре моменты, и не потерять доверие заказчика, важно заранее продумать «план Б». Советуем составить расширенную базу контактов всевозможных подрядчиков. Внимательно изучите рынок необходимых вам товаров и услуг, ознакомьтесь с отзывами и сохраните контакт. Во-первых, у вас всегда будет запасной вариант, во-вторых, в процессе изучения может обнаружиться, что существуют мастера, которые делают быстрее/дешевле/лучше, чем те, с кем вы работаете сейчас. Также не нужно забывать о креативе. Иногда решение проблемы выглядит самым неожиданным образом. Например, чтобы сэкономить бюджет, мы часто используем нестандартные материалы в сезонном оформлении ресторанов. На новогоднем оформлении концепт-стора SVMoscow мы создали из пленки мерцающие сосульки и сталактиты. Новогоднее оформление концепт-стора SVMoscow А в ресторане Uilliam’s повесили 2 тысячи карамельных петушков на потолке. Ресторан Uilliam’s Не нужно бояться менять привычные решения на более дешевые и выгодные в техническом плане. Чтобы найти такое нестандартное решение, мы всегда советуемся с командой, устраиваем небольшие брейнстормы. Любому специалисту важно не только искать вдохновение у известных мастеров, но и регулярно общаться с коллегами по цеху. Возможно, кто-то уже сталкивался с той же задачей, что и вы сейчас. Временные рамки Еще один пункт, который помогает манипулировать бюджетом. Бывает, что воплощение желаемых идей в рамках бюджета на первый взгляд кажется невозможным, однако смещение временных рамок может выиграть разницу в цене. В нашей сфере, как и во многих других, существует понятие «сезона». Иногда мы рекомендуем заказчикам повременить с мероприятием или наоборот провести его раньше, чтобы сэкономить. Если же передвинуть мероприятие не получается, мы всегда стараемся обращаться к тому самому «плану Б» и искать более доступные альтернативы. Кроме того, запасные решения могут быть полезны при ограниченном времени на подготовку проекта. Они понадобятся, если «нужно было вчера». Свадьба «Легенда осени» Например, свадьба моих друзей (Романа Ковалишина. – Rusbase), которая планировалась в огромном замке под Берлином. Когда я туда прилетел, то понял, что пара совсем не подготовила оформление своей свадьбы, и мне надо было спасти эту ситуацию. Я просто взял большую машину, секатор и пилу и поехал рубить леса. Соорудил декорации, и свадьба получилась роскошная. Конечно, при этом важно не забывать, что в тот момент, когда закончена проработка бюджета, должна начинаться непосредственно работа над проектом. Та, за которой к вам пришли заказчики. И принимая новые заказы, нужно оставаться достойным специалистом, совершенствоваться, пробовать новое и не гнаться за заработком ради заработка. По нашему опыту, интереснее взять проект с меньшим бюджетом, который поможет вам развиться, как профессионалу, чем дорогой, но «заезженный». Об этом необходимо помнить. Материалы по теме: Как продвигать компанию без большого бюджета на маркетинг Маркетинг без бюджета: минимум затрат – максимум креатива «Ваши интернеты не работают!» – как агентства сливают бюджеты Бюджет на разработку проекта: ожидание и реальность Как планировать бюджет так, чтобы позволять себе всё