Семь лайфхаков для повышения эффективности, которые упростят вам жизнь
Хотя время — бесплатный ресурс, оно обходится нам дороже всего. Один человек за час не успевает ничего, только морально готовится к работе, а другой за те же 60 минут заключит сделку, почитает книгу и уделит время ребенку. У всех есть выбор, каким человеком быть, и как распоряжаться временем. У меня в агентстве 35 сотрудников в штате, а дома — трое детей по лавкам, поэтому хочу поделиться несколькими лайфхаками, как укрощать лангольеров. Групповые чаты для открытого обсуждения Вместо того чтобы встречаться с каждым руководителем практики (у нас в агентстве их пять: СММ, ивенты, ИТ, финансы и ТНП) и решать, чья команда возьмется за проект, лучше скинуть задачу в общий чат: вот и брейнштурм, и конкуренция. Фото: Unsplash Коллеги договорятся между собой, а вам не стоит вмешиваться в их споры, они сами придут к оптимальному варианту. Вы же доверяете своей команде? Так мы не раз оперативно находили идеально подходящего спикера для привлекательных, но срочных запросов журналистов, быстро произведя перекличку в групповом чате. Аудиосообщения Есть такое мнение об аудиосообщениях, якобы они отупляют. Но тому, у кого список задач заметно превышает список адресатов в мессенджерах, жаловаться на потерю интеллекта не приходится. Аудиосообщения заметно экономят время, которое можно потратить на более интересные вещи, чем тренировку в эпистолярных жанрах. Набранный текст оставляет слишком много вариантов для интерпретации. С помощью аудиосообщений гораздо проще понять, что заказчик имеет в виду, его настрой и отношение к текущей работе. К тому же, если вы занимаетесь антикризисным пиаром, каждая минута на счету. Время в пробках Московские пробки... То, что «стоит» город, не означает, что дела тоже должны встать. Можно созвониться с клиентами, привести в порядок почту (если вы не за рулем), записать идеи для проектов, послушать аудиокнигу. Я каждый день трачу на поездки к клиентам и в офис два-три часа. А вы? Фото: Unsplash Езда на такси или с водителем даст вам плюс два часа каждый день или 40-60 часов в месяц, иначе говоря, 5-7 рабочих дней, которые вы можете инвестировать в свое личное развитие или в бизнес. Последний раз я слушала книгу Чарлза Дахигга «Сила привычки». Американский журналист рассматривает привычку с научной точки зрения и рассуждает о том, как можно использовать ее механизм для собственных целей. Например, завести привычку в такси звонить родным. Задачи по блокам Если проблемы оставлять в первоначальном виде, со множеством разнообразных поручений и задачек внутри, то ничего, кроме приступа тревоги, они вызывать не будут. Я обнаружила, что эффективнее будет разделять их на однотипные блоки: все звонки совершать в одно время, встречи ставить сразу друг за другом и так далее. Так, они: во-первых, потеряют свой устрашающий вид, во-вторых, при переносе опустятся лишние движения, которые тратятся на переключение между задачами. Если уже и вовсе хочется поднять эффективность до небес, можно отводить на каждую из задач определенный объем времени. Например, час на ответы на письма клиентов, два — на общение с сотрудниками. Фото: Unsplash Недавно назначала встречу с предпринимательницей Катей Уколовой, она делает встречи и звонки только по 30 минут, не больше, это оказалось невероятно удобно, взяла себе на вооружение. IP-телефония IP-телефония облегчила жизнь сотрудников PR Partner. Такая незначительная, казалось бы, вещь, как набор номера из почты на стационарном телефоне, имеет значение в масштабах компании. Главное — это возможность записывать разговоры с клиентами и журналистами и потом использовать их для анализа общения, расшифровок интервью и комментариев. К примеру, IP-телефония пришлась кстати недавно, когда пришло время нашему агентству считать индекс NPS (уровень удовлетворенности клиентов), и нам нужно было записывать большое число телефонных разговоров с заказчиками. Нет зависающим задачам Выработанное на уровне рефлекса желание скорее отбить задачу на поле тем, с кем вы сотрудничаете, — экономит время и нервы. Раздача слонов, а вернее, задач, позволяет запустить сразу несколько проектов параллельно, часть из которых непременно осуществится. Фото: Unsplash К сожалению, этому простому правилу мало кто следует. Я всегда с интересом наблюдаю за трансформацией приходящих к нам в агентство новеньких сотрудников. Адаптируясь к нашей динамике, они из тех, кто дрожит перед задачами, становятся теми, кто стремится как можно скорее с ними расправиться. Нет только правильным записям и файлам Не тратить время на оформление и дизайн, если они, на самом деле, не требуются. К примеру, если я сделаю несколько пометок «для себя» на конференции и потом решу, что это будет полезно коллегам, я скорее скину зарисовки в чат, а не буду готовить презентацию. Также я отправляю скрины экрана с айфона, если нашла интересные вводные в статье. Вот только некоторые советы по тайм-менеджменту, которым я следую. Главное здесь — понимать свои личные приоритеты. Если вы запланировали сегодня с 10:00 до 10:30 позвонить партнерам, то нужно так и сделать, а если решите выспаться, то отключите будильники. Сила воли как мышца: самыми сложными бывают первые тренировки, а регулярные занятия приблизят вас к вашим целям. Материалы по теме: Как управлять командой, если у тебя более 20 командировок в месяц Фокусируйтесь на продуктивности, а не эффективности Тайм-менеджмент – трата времени. Фокусируйтесь лучше на другом 8 новых книг о лидерстве в бизнесе Сначала гуглишь все о нейронках, потом часами смотришь на котиков: отучитесь прокрастинировать раз и навсегда Фото на обложке: Unsplash
