Основы тайм-менеджента: на что клерки тратят рабочее время

Эксперты группы компаний «Институт Тренинга — АРБ Про», изучив распорядок дня трех тысяч столичных клерков, выяснили: они в среднем тратят попусту 4 часа 20 минут рабочего времени! Чем реально занимаются москвичи на работе? Как сделать наш труд более эффективным, да и нужно ли это делать? Об этом рассуждают социологи, психологи, экономисты и специалисты по тайм-менеджменту. Согласно исследованию «Института Тренинга — АРБ Про», перекуры у столичных клерков в среднем длятся 80 минут в день. Обед и чаепития — 60 минут. На общение с коллегами не по делу уходит 60 минут. Возвращение в рабочее состояние после обеда занимает еще три четверти часа. Среднее время опоздания и ухода с работы раньше времени — еще по 15 минут. Итого: 4 часа 20 минут! Что любопытно, по словам исследователей, КПД сотрудника, как правило, не зависит от того, какую должность он занимает или в какой профессии трудится. И инженеры, и финансисты, и бухгалтеры, и даже руководители управляют своим временем очень скверно. При этом, что самое интересное, рабочие считают, что убивают впустую в среднем 13 процентов рабочего времени. Менеджеры — 7 процентов. Руководители среднего и высшего звена 3–5 процентов. Все зависит от сезона и должности Доктор экономических наук, заведующий Центром анализа соцпрограмм и рисков Института социальной политики Сергей Смирнов считает, что загруженность клерков во многом зависит от сезона. — Если вы работаете в продажах, а на дворе январь и февраль, то делать на работе особо и нечего, — пояснил эксперт. — В это время рынок стоит. Вы можете, конечно, посвятить рабочий день «холодным» звонкам, но смысла в них мало. А вот в конце года рынок, напротив, такой активный, что те же самые люди уже не болтают по курилкам, а крутятся как белки в колесе! Я сильно сомневаюсь, что, например, летом в офисах туроператоров народ сплетничает по углам — просто физически некогда, самый «сенокос». Также, по словам Сергея Николаевича, многое зависит от мотивации. — Если сотрудник получает не только фиксированный оклад, но и проценты, то он, как правило, отвлекается значительно меньше, — пояснил эксперт. — Другое дело, что есть профессии и должности, на которых проценты в принципе невозможны. И есть должности, работая на которых можно переложить часть работы на коллег, чем некоторые и пользуются. Тут многое зависит от работодателя: в состоянии ли он наладить трудовую дисциплину и заставить сотрудников работать. Пять ловушек: куда утекают часы и дни Марианна Лукашенко, ведущий эксперт компании «Организация времени», рассказала, на что мы чаще всего бездарно тратим время. — Самая популярная ловушка — «Перебивание и отвлечение». Не доделав одно дело, например, квартальный отчет, мы отвлекаемся и начинаем делать другое, — пояснила эксперт. — Процессы разгона и торможения между двумя делами съедают время. Тут как с поездом «Сапсан»: едет очень быстро, а останавливается на считанные минуты. Но сам процесс торможения и разгона среднюю скорость довольно резко снижает. Кстати, по мнению тайм-менеджеров, на новое дело необходимо отвлекаться, только если его выполнение займет не более двух минут. Ну, скажем, ответить на важное письмо по электронной почте или помочь коллеге контактом партнера. Если дело занимает больше двух минут, его лучше сделать после того, как закончите текущее. Вторая ловушка — общение в соцсетях и переписка по электронной почте, не связанная с работой. Все эти занятия отнимают массу времени и не способствуют вашему развитию. Многие попадают в ловушку совещаний на работе — если они неправильно, без подготовки, проводятся. — Идеи пытаются сгенерировать прямо во время заседания. А это долгий и не всегда эффективный процесс, — пояснил кандидат психологических наук, преподаватель МГУ Виталий Головлев. — Перед любым совещанием человек, его проводящий, должен иметь четкое представление, зачем оно проводится, и тратить на рассмотрение каждого вопроса строго определенное количество времени. Не менее важное правило — не приходить на совещание с пустой головой. Идеи должны быть сформированы заранее. На собрании лишь выбираются лучшие. Четвертая временная ловушка — неправильный отдых. — Правильно отдохнуть — это сменить место и вид деятельности. Если вы полдня писали доклад, а потом «нырнули» в соцсеть — это не отдых. Вы просто зря потеряли время, — пояснила Марианна Лукашенко. — Лучше встать, подвигаться, можно, например, подняться по лестнице. Главное — сменить положение тела. Ну и, наконец, пятая ловушка — «промедление». — Допустим, вам нужно писать отчет. Но делать это очень не хочется. Вы ходите по офису, делаете какие-то мелкие дела, а отчет не пишется, — рассказывает Лукашенко. — Чтобы избежать этой ловушки, достаточно лишь проявить волю. А еще — следовать правилу: самые трудные и неприятные дела необходимо делать в первую очередь. Наладьте рабочие процессы — Не нужно думать, что потеря рабочего времени происходит только по вине «офисного планктона», — рассуждает кандидат экономических наук, преподаватель МГУ Виктор Кудрявцев. — Нередко сами топ-менеджеры способствуют снижению производительности труда. Эксперт привел пример: экономия на оргтехнике или тех, кто ее обслуживает. — Сотрудник пришел в офис, а у него не «заводится» компьютер, — рассказывает Виктор Николаевич. — Или, например, снова сломался принтер. А бумаги нужно распечатывать. Пока не работает оргтехника, часть сотрудников не занята ничем вообще и отвлекает другую разговорами и предложениями покурить. Виталий Головлев считает одной из главных причин временных потерь плохую коммуникацию. — Гендиректор и топ-менеджеры, как правило, люди очень занятые и многие распоряжения вынуждены отдавать буквально на бегу, не давая детальных инструкций. Часто отдача распоряжений идет в неформальной обстановке — скажем, во время перекура, — рассказывает эксперт. — В итоге начальник отдела или рядовой сотрудник все понимает не так, как надо, а так, как ему на бегу объяснили. В итоге человек или целый отдел может несколько дней, а то и недель, заниматься не тем, чем нужно! Но кто в этом виноват? Тот, кто не дал абсолютно четких и ясных распоряжений и не попросил подчиненного пояснить, что и как именно он собирается делать, выполняя задание. Нередко рабочее время расходуется на разные «социальные обязанности». — Ну, например, в отделе принято поздравлять друг друга с днем рождения. Это хорошая традиция, если она не превращается в обязаловку, — рассказывает Виталий Головлев. — Нередко начальник отдела назначает сотрудника, который отвечает за сбор средств с сотрудников на подарок, покупку подарка и цветов. Если в отделе, скажем, 20–25 человек, нетрудно представить, как часто и как подолгу этот сотрудник отвлекается от работы. Кстати, о праздниках. Они тоже служат «черной дырой», куда утекает рабочее время. — Стоит только начать! Сначала коллеги отмечают дни рождения — естественно, в рабочее время. Порой с утра. А с утра, как известно, выпил — день пропал, — рассказывает Головлев. — Потом появляется традиция отмечать уход в отпуск. Уходишь — проставься. Потом — приход из отпуска. Проблема в том, что начальники отделов, как правило, ярко выраженные экстраверты, они общительны и поэтому подобным «тусовкам» потворствуют. В итоге через какое-то время выясняется, что всегда есть повод для праздника, а поводов для работы все меньше. Поэтому лично я бы советовал проводить все торжества, во-первых, вне офиса, а во-вторых, не в рабочее время. В этом случае, будьте уверены, количество праздников резко снизится. Потому что на ресторан нужно больше времени и денег, а тратить их захотят не все. Выжить и получить удовольствие Офисы — очень скученная и сложная для нормального взаимодействия среда. Особенно в последнее время, когда и государственные, и частные компании оптимизируют расходы. Число сотрудников снижается, работа распределяется между оставшимися, а зарплата не растет. Конечно, возрастает напряженность. Но выплеснуть эмоции, наорать могут позволить себе немногие — того и гляди уволят. И от этого внутреннего напряжения усталость накапливается. Отсюда частые перекуры и отвлечение от работы. Как их избежать? Александр Федорович, психотерапевт, советует: — Во-первых, четко определите приоритеты в работе. Вот это — главное, вот это — второстепенное. Сначала, разумеется, ни на что не отвлекаясь, делайте главное. Во-вторых, соблюдайте тайминг. Нужно очень четко понимать, чем именно ты сейчас занят и сколько времени на это дело можешь потратить. Старайтесь не выбиваться из графика. Третий, по мнению эксперта, важный момент: правильно отдыхайте. После каждых 50 минут сидения у компьютера нужно 10 минут подвигаться. Конечно, никаких спортзалов — в условиях офиса это нереально. Лучше постоять с коллегой у открытого окна, поговорить об отпуске или даче — в общем, о чем-то, не связанном с работой. Но — не дольше 10 минут. Отдельная история — кофе. — Московские офисы буквально нашпигованы кофейными автоматами. И многие считают, что кофе реально повышает работоспособность. Это неправда. Кофе повышает давление, дает ощущение прилива сил, но умственные способности, как ни странно, даже снижает. Уже доказано, например, что после кофе уменьшается оперативная память, — пояснил Александр Федорович. — То есть человек вроде бы бодр, а сосредоточиться не может. Поэтому во время перерывов пить кофе я не советую. Не менее важно и правильное соседство. Если вы сидите рядом с какой-нибудь толстой тетушкой, которая весь день ест булки и обсуждает коллег, причем обращается к вам, то от такой соседки лучше держаться подальше: она «сжирает» ваше рабочее время. — Поговорите с начальником отдела, намекните, что дама мешает вам работать, и попросите другое место — рядом с более приятным человеком. Любой нормальный начальник пойдет навстречу — он заинтересован в росте производительности труда, — советует Александр Федорович. — А руководству компаний я бы рекомендовал следить за атмосферой в коллективе. Если половина рабочего времени уходит на перекуры, сплетни, походы на обед, то о какой эффективности речь? Поэтому необходимы две вещи: жесткий контроль (кто и что делает) и мероприятия по тимбилдингу (построению команды). Сотрудники должны научиться эффективно взаимодействовать друг с другом и добиваться конкретного, четко обозначенного результата. Тогда им будет намного интереснее работать, а не сплетничать. Кнут и пряник Марианна Лукашенко, ведущий эксперт компании «Организация времени», заступилась за перекуры: — Если человек «дружит с сигаретой», то перекур для него — способ снять напряжение, обсудить с коллегами рабочий вопрос и принять эффективное решение. Что касается сплетен, то это не просто «внутренний черный пиар», но и колоссальная потеря времени. Такое явление необходимо всеми силами искоренять. Виталий Головлев добавляет: — Важно наладить контроль рабочего времени. Начальники всех отделов должны в любой момент знать, что именно делают подчиненные и когда должны представить результат. За срыв дедлайнов — санкции. Жесткий внешний контроль рано или поздно приведет к появлению внутреннего контроля, когда сотрудники понимают: нужно четко соблюдать сроки, иначе лишат премии. И тогда отвлечений станет меньше. Хотя часть сотрудников вообще отсеется. Потому что только пугать и не наказывать нельзя. Необходимы и депремирование, и реальные увольнения. Но обязательно должны быть и поощрения — премии, абонементы в фитнес-центр и т. д. Кнут и пряник — старо, но работает. Виктор Кудрявцев считает, что больше всего стимулирует система бонусов. — Если сформировать четкую и всем понятную систему вознаграждения, то сотрудники быстро поймут: лучше эффективно работать, чем болтать с коллегами, — считает эксперт. — Объем рабочего времени, который тратится впустую по вине низовых сотрудников, резко снизится. Да, России чужда протестантская этика, где труд и деньги за него практически священны. Но хорошо зарабатывать хотят все, а многие даже готовы ради этого реже курить! ПРЯМАЯ РЕЧЬ Игорь Кузнецов, ведущий научный сотрудник института социологии ФНИСЦ: — Мы так неэффективно работаем, потому что не обладаем западной ментальностью. Ведь как рассуждает «их» человек? Я продаю часть своей жизни работодателю и получаю за это деньги. На эти деньги я делаю максимально комфортной и интересной остальную часть своей жизни. Таким образом, работа для западного человека — лишь средство зарабатывания денег. Меньше отвлекаешься — больше зарабатываешь. И строго ограниченный рабочий день. А для нашего человека работа — неотъемлемая часть его единственной и неповторимой жизни. Наш человек приходит в офис в том числе и общаться, влюбляться, развлекаться. Он может проводить в офисе и 10, и 12 часов, и это его никак не напрягает, потому что это и есть его жизнь. Между домом, клубом по интересам и работой для него нет особой разницы! Поэтому наши офисы, в отличие от западных, такие дизайнерские. Поэтому у нас даже некурящие, бывает, ходят в курилку — чтобы пообщаться. Для западного человека достоинство — это его счет в банке. И не важно, кем ты работаешь — пастором или стриптизершей. Ты обеспечен — тебя уважают. У нас не так. Ты можешь зарабатывать очень скудно, но если тебя ценят за человеческие качества, если к твоему слову прислушиваются, если у тебя много друзей, ты тоже состоявшийся человек, тебя уважают! У нас хороший парень на самом деле — профессия. Поэтому мы и относимся к результатам своего труда, а значит, и к рабочему времени легкомысленно. КСТАТИ Три правила спасения от временных потерь — Определите жизненные цели. Чего вы хотите добиться в ближайшие дни, месяцы и годы. Занимаясь любым делом, спросите себя: помогает ли мне мое занятие добиться одной из этих целей? Не помогает — тут же бросайте его. — Записывайте в блокнот задачи на текущий день. Постоянно сверяйтесь с записями: это снизит риск отвлечения на всякую ерунду. — Контролируйте свое поведение. Так, например, отведя на перекур 10 минут, сделайте все, чтобы ровно через это время быть на рабочем месте. Даже если коллега рассказывает в курилке что-то очень интересное.