Как наладить процесс адаптации в небольшой компании

Адаптация персонала - очень важный процесс, согласно статистике, в компаниях, которые ее не проводят, до конца испытательного срока не доходят примерно 25% новичков. О том, как разработан процесс адаптации в Kontakt InterSearch Russia и как он помогает удерживать персонал и увеличивать его вовлеченность, рассказала HR директор компании Анна Никитина. Про адаптацию персонала говорят очень давно, и кажется, что добавить уже нечего. Ведь необходимость адаптации персонала в компании не нуждается в обсуждении. Тем не менее, собирая информацию по этому вопросу, я провела мини-опрос среди своих знакомых/кандидатов. Оказалось, что первое время после прихода в компанию многие из них чувствовали себя брошенными, что никакой адаптации не было. Это очень грустная, даже, я бы сказала, пугающая статистика. По данным исследования Bersin (подразделение Deloitte, отвечающее за HR-бенчмаркинг), которое проводилось пару лет назад, за первый рабочий день увольняется до 4% сотрудников, а до конца испытательного срока не доживает 25%! Думаю, не стоит говорить, что это приводит к катастрофическим потерям со стороны компаний, как временнЫм (из-за поиска новых людей), так и денежным. В нашей компании процессу адаптации уделяется очень большое внимание, и сам процесс регулярно модернизируется. Вот как адаптация проходит у нас: Обычно вводный тренинг длится час-полтора. На нем сотруднику рассказывают о базовых правилах поведения в компании. Если у HR/руководителя не хватает времени провести тренинг в первые дни, его организуют некоторое время спустя. В таком случае сотрудник часто успевает все узнать и освоить самостоятельно, поэтому тренинг теряет всякий смысл. Мы перевели вводный тренинг в online. Когда к нам приходит новый сотрудник, на рабочем столе компьютера его ждет Welcome book. Это электронная книга, в которой есть вся необходимая информация о компании: от организационной структуры с фотографиями сотрудников до полезных советов (где можно пообедать и как оформить страховку). Также на электронную почту уже пришло первое письмо от партнера компании с приветствием и приглашением на обед. Все важные встречи (включая обед с партнером) проставлены в календаре, что позволяет новому сотруднику почувствовать себя в центре событий с первого рабочего дня. Консалтинг – очень динамичный рынок, и нам крайне важно не терять время и дать новому члену команды быстро адаптироваться к нашему ритму. Знакомство с коллегами Это, безусловно, очень важная часть адаптации, и, так как мы не очень крупная компания (нас порядка 70 человек), то можем проводить новичков «за руку» и знакомить со всей командой. Но, конечно, знакомство скорее полезно для уже работающих людей, а не для новых сотрудников, ведь запомнить 70 человек в первый рабочий день – задача не из легких. Для того чтобы упросить процесс знакомства коллег, мы создали проект cross-coffee. Его смысл заключается в том, что сотрудников случайным образом разбивают по парам и каждому на почту приходит уведомление о том, с кем предстоит познакомиться поближе. Обычно это люди из разных департаментов, которые бы никогда не пересеклись по рабочим вопросам. Проект дает им прекрасную возможность встретиться за завтраком/обедом/ужином или просто попить кофе на кухне и узнать друг друга получше. Это очень добрая традиция, которая сближает сотрудников. В конце встречи пары делают совместное селфи и выкладывают его в интранет. Кстати, внутренний интранет – это еще один инструмент, который во многом сэкономил наше время. Вместо лишнего тренинга по культуре компании, сотрудника подключают к внутреннему порталу, где он может видеть все события, которые у нас происходят: у кого годовщина работы, день рождения и т.д. Там же можно найти все внутренние документы и ссылки на различные отчеты. Это как фейсбук, только для внутреннего пользования. Самое главное – это, конечно, погрузить новых сотрудников в деятельность компании. Уже много лет у нас есть обучающий курс для новичков, который состоит из 36 тренингов! В ходе 3-месячного обучения сотрудники оттачивают свои навыки, знакомятся с рынком и узнают много нового, а в конце они презентуют свои наработки перед всей компанией. Сейчас мы очень активно работаем над тем, чтобы сделать этот обучающий курс цифровым. Это, безусловно, сократит временные затраты наших внутренних тренеров и даст возможность молодым специалистам самостоятельно изучать материал. Наставничество у нас пока что реализуется по классической схеме. Приходя в департамент, сотрудник знакомится с командой и узнает, с кем в паре он будет работать. Наставник помогает первое время по любым организационным и бизнес-вопросам, он – «плечо», на которое можно опереться. Мы не очень крупные, поэтому есть возможность быстро решать любые возникающие вопросы. Тут хотела бы рассказать про проект, который у нас не внедрен, но обычно реализуется в крупных многотысячных компаниях. Я говорю о ботах, которые помогают в адаптации и частично замещают роль наставника. Часто новые сотрудники боятся задавать много вопросов, в результате чего вопросы копятся и не разрешаются. Боты позволяют задать вопрос online и, если он типовой, сразу же получить ответ, благодаря чему сотрудник не тратит много времени на изучение внутренних документов и не отвлекает своих коллег от работы. Если же вопрос нетиповой, он направляется в департамент, который может помочь в решении, и ответ приходит уже оттуда. Это очень удобно и может быть полезно не только новым, но и давно работающим сотрудникам. Памятные подарки Вряд ли есть тот, кто равнодушен к подаркам, особенно к уникальным (брендированным). Подарки в корпоративном стиле имеют сразу несколько важных функций: они увеличивают лояльность сотрудников к бренду и привлекают «внешнюю аудиторию» через друзей/знакомых и просто людей на улице, которые видят брендированную вещь. В нашей компании есть особый ритуал. Когда новичок проходит испытательный срок, команда собирается, чтобы поздравить его и вручить красивый значок с нашим логотипом. Это важный «знак отличия», который говорит не только о сопричастности к бренду, но и о том, что компания принимает сотрудника, что он становится «своим». Наши сотрудники часто носят значок как «медаль» или просто как красивый аксессуар. Повторюсь, что адаптация играет большую роль в любой компании, и важно делать что-то уникальное для новых сотрудников. Необходимо не просто копировать идеи других компаний, но придумывать нечто свое, отвечающее ценностям, интересам и атмосфере именно вашей организации. Фото Pixabay