12 лайфхаков оптимизации времени: как успевать все сделать

Мало кто может похвастаться, что все успевает сделать за день, да еще при этом и силы остаются на себя. А для тех, кто не знает, как себя организовать, мы подготовили особо действенные лайфхаки, способные упорядочить даже самую хаотичную жизнь. Рассмотрим самые лучшие способы распределения времени для работы и себя. Определите для себя цели [caption id="attachment_1040220" align="alignnone" width="656"] Нужно четко понимать, сколько поставленных задач на день вы сможете выполнить и со временем работа насчет продвигаться быстрее и вы сможете делать больше.[/caption] Существует принцип трех дел. То есть на один день нельзя планировать более трех задач. Причем все они должны касаться ваших бизнес-целей, как долгосрочных, так и краткосрочных. Необходимо перестать тратить свое время на бесполезные и бессмысленные вещи, которые не принесут пользы для вашей работы. Списки Списки помогают лучше ориентироваться в запланированных делах, встречах, контактах. Чтобы упростить себе жизнь и ничего не забыть, нужно создать четыре списка: Дня. В нем отражены все планы на день. Задач. На день является основным. Именно в нем размещают важные задачи и цели. Контактов. В него помещают все имена, причем желательно в алфавитном порядке, телефоны, электронные почты, куда нужно позвонить или послать письмо именно сегодня. Встреч. Чтобы оптимизировать деловые встречи или совещания, можно распланировать, что на них будет обсуждаться. Так вы точно ничего не забудете, а также сможете существенно сэкономить время. Каждый можно вполне подстроить под собственный ритм жизни, нужды и особенности работы. Золотое правило 80/20 или закон Парето Принцип у этого правила очень прост: если у вас есть список дел, в котором, например, 10 пунктов, то в первую очередь вы выделите два из них, но самые важных на сегодня, так как они принесут максимальную пользу. Остальное время распределяйте между менее значимыми задачами. "Съесть лягушку" Этот принцип экономисты взяли из творчества Марка Твена, который сказал: "Если бы каждый человек с самого утра съедал лягушку, то остальную часть дня он бы проводил с ощущением, что наибольшая неприятность уже позади." Ваша задача такая же: выбрать ту самую «лягушку» из списка дел (обычно это самая большая и трудная задача, которую все время откладывали на потом) и начать ее выполнение с самого утра, когда сил и энергии больше. Постепенно процесс можно усложнять, берясь уже за несколько задач. Таким образом вы вырабатываете привычку не только доводить начатое до конца, но еще и получать от этого удовольствие. Научитесь говорить «нет» В самом начале карьерной лестницы многие хватаются за любую работу, которую им предлагают. От этого страдает продуктивность, происходит выгорание. Времени на все катастрофически не хватает и именно из-за этого кажется, что ничего не получается, а дела просто разваливаются. Причина этому – неумение отказывать клиенту из-за страха, что его обесценят, как специалиста. Но отказывать нужно уметь, так как день не резиновый. Браться нужно только за те задачи, которые вам под силу в данный момент выполнить, а в идеале – чтоб они были еще и интересными для вас. Если постараться объяснить ситуацию, то коллеги, друзья вас смогут понять, по крайней мере большинство. Да и клиенты тоже войдут в положение, если разумно аргументировать отказ. Отвлекающие факторы [caption id="attachment_1040233" align="alignnone" width="770"] Постарайтесь отметать отвлекающие факторы[/caption] Говорить нет придется не только чрезмерной загруженности, но и отвлекающим факторам. Если задуматься, как часто отвлекают родные, коллеги, телефонные разговоры, соцсети, почта от работы, то поймете, сколько времени проходит впустую. Ученые подсчитали, что у среднестатистического человека перерывы такого рода забирают до 6 часов в сутки. А если прибавить время, которое тратится на возвращение к работе, чтоб вновь войти в колею, то это еще 23 минуты. Потому от отвлекающих факторов нужно избавляться. Для этого закройте дверь, переведите телефон на беззвучный режим. Чтобы отвечать на письма и звонки, отведите на это определенное время. Как можно меньше собраний Да, в некоторых профессиях без этого никак, особенно если начальство заставляет. Но если у вас есть выбор, то не стоит тратить время на непродуктивные собрания, которые отнимают до 31 часа в месяц. Можно обойтись звонком или обменом сообщений. Так вы посвятите себя важным делам. Свободное время с пользой [caption id="attachment_1040241" align="alignnone" width="510"] Даже пустое время в очередях можно адаптировать под решение задач, обучение, получение информации[/caption] Если просматривать ваш обычный день, то есть периоды, когда вы абсолютно ничего не делаете в контексте работы, а просто тратите время. Примером может быть стояние в пробке, занятие на тренажере, очередь в больнице. Постарайтесь совместить эти дела с обдумыванием дел, обучением. Даже 10 минут можно использовать с толком. УДОД – распределение приоритетов Этот метод предполагает применение четырех правил, по которым в итоге и образовалось название: Удалять. Примером может послужить ваша почта. Сколько рекламных писем и рассылок приходит в вашу почту. И чтобы понять, что это файловый мусор, не нужно их открывать. Просто избавляйтесь от них. Делегировать. Если вы можете другому сотруднику перепоручить задачу, то просто это сделайте, например, организовать вашу поездку, назначить встречи и так далее. Так вы избавитесь от мелких задач, которые пожирают значительную часть вашего времени. Откладывать. Определенные задачи можно выполнить в другое время. Примером может стать такая ситуация: вы приглашены на праздник в другой город. Но вам вовсе не обязательно тут же бросать все дела и заниматься поиском отеля. Делать. Это принцип пластыря. Иногда нужно собраться и оторвать его, то есть сделать дело: ответить клиенту, выполнить срочную задачу. Тут важно понимать приоритеты. Этот метод нужно уметь грамотно применять, расставляя для себя задачи по очереди от важного и до незначительного. Разложить по полочкам или блокам [caption id="attachment_1040261" align="alignnone" width="728"] деление времени на блоки позволяет посвящать конкретному делу определенную часть дня без отвлечения[/caption] Деление времени на блоки – отличный способ организовать себя. Помните старые списки из распорядка дня. Например – завтрак – 8:30-9:00, учеба 9:00-14:00 и так далее. То есть разбивание времени на блоки помогает вам посвящать себя конкретному делу, не отвлекаясь. По такому принципу легко выстроить весь день. Задачи в связке Обычно мультизадачность не поощряется, но в некоторых ситуациях цели могут быть связаны между собой. Остальное можно перенести на потом, например, ответ на звонки и письма. Множество разрозненных задач требует и различных мыслительных процессов. Переключаясь между ними, вы в итоге теряете свою производительность и сосредоточенность. Забота о здоровье [caption id="attachment_1040267" align="alignnone" width="800"] Работа - это хорошо, но чтобы действительно все успевать, нужно быть здоровым[/caption] Правило повышения производительности гласит, что без энергии вы не сможете успешно выполнять трудные задачи. А для этого нужно: Здоровое питание; Физическая нагрузка (хотя бы зарядка); Нормальный сон. Именно благодаря им вы получите концентрацию, запас сил и бодрость на весь день. Нельзя забывать о себе, работать в ущерб здоровью, переходить на энергетики и так далее. Не зря говорят, что «тело – мой храм и я в нем каждый день молюсь». В целом многие из перечисленных лайфхаков можно интерпретировать и на другие сферы жизни, будь то дом, организация распорядка семьи, планирование отпуска и так далее. Все это поможет преодолеть хаотичную трату времени и убрать из жизни менее важные дела. Естественно, что первое время будет сложно себя преодолеть и следовать поставленным задачам, но известно, что привычка вырабатывается за 21 день, за 40 вы избавитесь от старой, а за 90 закрепите успех.