Как презентовать проект или итоговый отчет? Структура делового выступления

Что вы представляете, когда слышите слово «выступление»? Наверняка у многих в голове возникает картинка из TED: спикер стоит на сцене, на него светят софиты, а в зале собрались сотни человек. На деле же мы сталкиваемся с публичными выступлениями в обычной жизни — когда представляем новый проект команде или итоговый отчет руководству. При этом подготовка такой речи может отнимать тонну времени. Тренеры бюро Глагол предлагают вам один лайфхак: при подготовке следующей презентации использовать структуру «Как есть — как может быть». Она поможет сэкономить время и составить стройный рассказ. Структура напоминает путь из точки А в точку Б. В этой статье мы расскажем, из каких элементов состоит структура «Как есть — как может быть», что сделать до начала работы над речью и как подготовить полезное выступление для коллег или партнеров.

Подготовительная часть

Сходу составлять план выступления — не совсем верная тактика. Чтобы речь принесла слушателям пользу и помогла вам решить вашу задачу, мы советуем вначале разобраться с несколькими вещами:

контекстом выступления;аудиторией;целью;и главной мыслью.

Если вы четко сформулируете, для кого и зачем собираетесь выступить, то с большей вероятностью достучитесь до слушателей. Еще до того, как откроете Power Point и соберете первые слайды, ответьте на вопросы, которые мы собрали ниже. Этот этап займет у вас не больше 30 минут. Ответы на эти вопросы влияют и на структуру, и на результат выступления. Итак, этап 0 пройден — переходим к самому интересному.

Структура «Как есть — как может быть»: принцип работы

В основе этой структуры лежит контраст. Сначала спикер в деталях рассказывает о сложившейся ситуации — точке А. Это позволяет слушателям ощутить эффект узнавания и согласиться: нужно что-то менять. Затем спикер описывает будущее, в котором проблема уже решена и ситуация стала лучше. Слушатели увидят, как здорово все может быть, и захотят понять, что для этого нужно сделать. Благодаря контрасту гораздо легче убедить аудиторию в чем-то. Плюс модели «Как есть — как может быть» в том, что сравнить в ней можно что угодно: как было и как стало, как у нас и как у них. При этом структура помогает найти контакт со слушателями, так как спикер описывает знакомую для них ситуацию. Отличный пример структуры — питч команды Yorso* на демо дне Сбербанка и 500 Startups. Сначала спикер обрисовал текущую ситуацию: дела в рыбной отрасли сегодня ведутся супер несовременно. После описал будущее: процессы на этом рынке можно автоматизировать и выстроить удобно с помощью веб-платформы. А в конце предложил решение, которое поможет этого будущего достичь. Модель подходит и для питчинга. Больше структур для разных задач вы можете изучить на

онлайн-курсе «Выступление как продукт» от бюро Глагол.

Вступление: «Как есть»

Вводная часть «Как есть» помогает обозначить отправную точку в выступлении. На этом этапе спикер открыто, но без пафоса рассказывает, как обстоят дела в компании или на рынке. Важно, чтобы слушатели уже были знакомы с ситуацией — это поможет вовлечь их, установить контакт. На первый взгляд кажется, что все просто. На самом деле есть несколько типичных ошибок, с которыми сталкиваются спикеры. Во-первых,

многие не сверяются со знанием аудитории о проблеме.

У слушателей может быть разное представление об исходной точке, и есть риск, что без погружения в контекст не все вас поймут. Чтобы избежать трудностей перевода, дайте залу необходимые вводные. Например, если тема вашего выступления обсуждалась давно, напомните слушателям, о чем шла речь. Вторая типичная ошибка —

начинать выступление с банальных фраз

: «Здравствуйте! Сегодня я хочу подвести итоги…» В таких фразах нет ничего ужасного, но они звучат на встречах и конференциях так часто, что все привыкли пропускать и мимо ушей. Противоречивое утверждение: «Выручка за I квартал выросла вдвое, но этого мало…» сразу вызовет у аудитории больше отклика и привлечет ее внимание. Третья распространенная ошибка —

скомканное начало.

Если спикер не уделяет достаточно времени вступлению и сразу переходит к описанию будущего, слушатели не успевают вникнуть в проблему. Из-за этого принять изменения им может быть трудно. Отведите на вступление около 15% времени и дополните его наглядными примерами — это поможет слушателям погрузиться в ситуацию.

Основная часть: «Как может быть» и «Что нужно сделать»

Середина выступления в структуре «Как есть — как может быть» делится на две части: описание будущего и инструкция, как его достичь.* Блок «Как может быть» отвечает за описание будущего. В нем вы должны показать, что будет, если улучшить текущую ситуацию: увеличение выручки, прирост подписчиков или налаживание процессов в команде. В блоке «Что нужно сделать» необходимо дать слушателям короткий план действий. Слушатели должны понять, с помощью каких шагов они смогут прийти к классному будущему, описанному ранее. Ключевая идея здесь в том, чтобы не делать план действий слишком длинным. Подробная инструкция с описанием задач и распределением зон ответственности прямо во время выступления только запутает слушателей. Достаточно обрисовать общую картину, чтобы аудитория уловила суть.

Заключение: простой первый шаг

Согласно эффекту края, люди лучше всего запоминают информацию, находящуюся в начале и в конце повествования. Поэтому не заканчивайте речь избитыми фразами вроде: «Спасибо, у меня все». Так вы обесцениваете сказанное. Есть два проверенных способа завершить выступление:

1. Предложить аудитории простой первый шаг

Достичь глобальной цели после одного выступления практически невозможно — нужно начать с малого. Поэтому в конце презентации предложите слушателям конкретную инструкцию, которая поможет вам вместе прийти к изменениям. Скажите, что нужно сделать сразу после вашей речи — поставить напоминалку в календарь или прочесть отчет.

2. Повторить главную мысль

Задача заключения — подчеркнуть самое важное в речи. Если сомневаетесь насчет первого шага, закончите презентацию ключевым выводом. Предлагаем вам попробовать структуру «Как есть — как может быть» для решения рабочих задач. Проведите следующую планерку или ретро, используя эту модель и поделитесь с нами результатами выступления.